Auftragsverarbeitungsvertrag für die Vorschau

Auftragsverarbeitungsvertrag für die kostenlose Abrechnungsvorschau Fassung: BKA-AVV-2026-10-13-1 1. Parteien, Gegenstand und Dauer Verantwortlicher ist der im Auftrag mit Name und Postanschrift benannte Vermieter. Auftragsverarbeiter ist kpilab GmbH, Sörgelstr. 6, 01705 Freital, info@beschlussreif.de. Der Vertrag kommt mit der ausdrücklichen Bestätigung vor dem Upload zustande. Er umfasst die kostenlose Vorschau ohne Konto: Entgegennahme, Texterkennung, Speicherung, Zuordnung und Berechnung von Abrechnungsdaten sowie deren Löschung oder Übernahme in eine ausdrücklich gebuchte Leistung. Eine kostenpflichtige Buchung wird hierdurch nicht abgeschlossen. 2. Daten und betroffene Personen Unterlagen sind Hausgeldabrechnung, Mietvertrag, Grundsteuerbescheid, Heizkostenabrechnung und Vorjahresabrechnungen. Sie können Namen, Anschriften, Wohnungszuordnungen, Vertrags-, Verbrauchs-, Kosten- und Zahlungsdaten von Vermietern, Mietern, Eigentümern und weiteren in den Unterlagen genannten Personen enthalten. Es sind nur abrechnungsrelevante Seiten zu übermitteln; unnötige Drittangaben sind vorher zu schwärzen. Ausweiskopien, Selbstauskünfte und sonstige nicht erforderliche Anlagen sowie Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen nicht hochgeladen werden. 3. Weisungen und Pflichten des Vermieters Die Verarbeitung erfolgt nur auf dokumentierte Weisung, insbesondere durch die Nutzung der Vorschau. Der Vermieter verantwortet die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und Übermittlung sowie die erforderliche Information betroffener Personen. Der Auftragsverarbeiter informiert ihn unverzüglich, wenn er eine Weisung für rechtswidrig hält. Eine Nutzung der Dokumentinhalte für Werbung oder zum Trainieren von Modellen findet nicht statt. 4. Vertraulichkeit, Sicherheit und Unterstützung Der Auftragsverarbeiter verpflichtet zugangsberechtigte Personen zur Vertraulichkeit. Er unterstützt den Vermieter bei Betroffenenrechten, Sicherheitsvorfällen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen. Datenschutzverletzungen meldet er ohne unangemessene Verzögerung. Er stellt die zur Kontrolle erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht angemessene Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Vermieter oder einen beauftragten Prüfer. Die Übertragung ist TLS-verschlüsselt. Zugriffe werden über zufällige, ausreichend lange Zugangsschlüssel begrenzt; die Datenbank speichert deren Hashwerte. Cookies sind für Skripte unzugänglich. Dateien liegen außerhalb öffentlicher Webverzeichnisse. Dateityp, Größe und Schadsoftware werden geprüft. Texterkennung erfolgt auf dem eigenen Server; temporäre Arbeitsdateien werden nach dem Verarbeitungslauf entfernt. Dokumenttexte dürfen nicht in Anwendungsprotokolle übernommen werden. Der Vermieter schützt seinen Zugangslink vor Weitergabe. 5. Unterauftragsverarbeitung und Ort Der Vermieter genehmigt Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Rechenzentrum Falkenstein) für Hosting von Anwendung, Datenbank und Dateien in Deutschland sowie Sendinblue GmbH (Brevo), Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, für den optional angeforderten Versand eines Zugangslinks in der EU. Dokumentinhalte werden nicht an Brevo gesandt. Weitere oder ersetzende Unterauftragsverarbeiter werden vorab angekündigt; der Vermieter kann widersprechen und den Auftrag beenden. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO und bleibt für deren Pflichten verantwortlich. Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR bedarf einer dokumentierten Weisung und der gesetzlichen Übermittlungsvoraussetzungen. 6. Beendigung, Rückgabe und Löschung Der Vermieter kann den Entwurf jederzeit löschen. Ohne Übernahme in eine Buchung endet die Bearbeitung nach 14 Kalendertagen ohne Änderung, spätestens nach 30 Kalendertagen seit dem ersten Upload. Ein täglicher Lauf löscht anschließend Dateien und Angaben. Die angezeigte Frist berücksichtigt beide Grenzen. Nach Übernahme werden die Vorschau-Dateien entfernt; eine inhaltsbereinigte Zuordnungszeile bleibt bis zur bisherigen Löschfrist für die sichere Wiederholung der Bestellung. Für die ausdrücklich gebuchte Leistung gilt der dort vereinbarte AV-Vertrag. Eine Rückgabe der übermittelten Daten ist bis zur Löschung auf Anfrage möglich. Neue Datensicherungen enthalten keine Vorschau-Unterlagen oder Vorschau-Vertragsdaten. Bereits vorhandene Sicherungen können Altbestände bis zum Ende ihrer Rotation enthalten (14 Tage auf dem Server, 30 Tage in der externen Sicherung, die letzten 30 Stände auf dem Sicherungsrechner; gesonderte Snapshots und manuelle Alt-Kopien werden bei der Umstellung geprüft und bereinigt); sie werden ausschließlich zur Wiederherstellung genutzt. Vor erneuter Nutzung eines wiederhergestellten Bestands sind sämtliche Vorschau-Bestände zu entfernen. Unbenutzte Aufträge werden spätestens nach 30 Kalendertagen gelöscht. Löschfehler führen zur Zugriffssperre und einem erneuten Löschversuch. 7. Nachweise und eigene Vertragsdaten Bestätigung, Zeitpunkt, Auftraggeber und diese Vertragsfassung werden als Nachweis gespeichert. Der Vermieter kann den bestätigten Vertrag vor dem Upload herunterladen. Soweit der Betreiber diese Vertragsdaten zur Abwicklung des Auftrags in eigener Verantwortung verarbeitet, gelten die Datenschutzhinweise. Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen einer erneuten Vereinbarung; eine neue kostenpflichtige Leistung setzt eine gesonderte Bestellung voraus.