Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

kpilab GmbH, Sörgelstr. 6, 01705 Freital, E-Mail: info@beschlussreif.de.

Wichtige Rollenverteilung: Für den Besuch dieser Website und Ihr Nutzerkonto sind wir Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Für die Daten, die eine Wohnungseigentümergemeinschaft im Portal verarbeitet (Eigentümerlisten, Protokolle, Beschlüsse, Abrechnungen, Belege), ist die jeweilige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Fragen zu diesen Daten richten Sie bitte an Ihre Gemeinschaft — an den Verwalter, wenn einer bestellt ist, sonst an die Personen mit Verwaltungszugang.

2. Hosting und Server-Protokolle

Die Anwendung läuft bei: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Rechenzentrum Falkenstein). Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendig IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browserkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — sicherer Betrieb). Diese Protokolle werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

3. Anmeldung ohne Passwort

Sie melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Einmalcode an. Dazu speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Sitzungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es gibt kein Passwort, das gestohlen werden könnte. Sitzungs-Cookies sind technisch notwendig; Tracking-Cookies setzen wir nicht.

4. E-Mail-Versand

Anmeldecodes, Einladungen und Erinnerungen versenden wir über Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin) als Auftragsverarbeiter mit Verarbeitung in der EU.

Weitere Dienstleister

Für einzelne Funktionen setzen wir weitere Auftragsverarbeiter ein. Sie erhalten nur die Daten, die für die jeweilige Funktion nötig sind, und nur, wenn Sie die Funktion nutzen:

• Briefe per Post: LetterXpress GmbH, Augsburg — druckt und versendet Schreiben, die Sie im Portal in Auftrag geben (Empfängeranschrift und Briefinhalt).
• Zahlung der Portalentgelte: Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland — Lastschriftmandat und Rechnungen der Vertragspartnerin; Daten der Eigentümer bekommt Stripe nicht.
• Kontoanbindung: Enable Banking Oy, Finnland — ruft nach Ihrer Zustimmung die Umsätze des angebundenen Kontos ab (Kontoinformationsdienst nach § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 ZAG).
• Mitteilungen auf Apple-Geräten: Apple Distribution International Ltd., Cork, Irland — stellt Mitteilungen zu, wenn Sie sie auf einem Apple-Gerät eingeschaltet haben (Gerätekennung und Mitteilungstext).

Stripe und Apple können Daten an ihre Muttergesellschaften in den USA weitergeben; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO). Alle anderen Dienste verarbeiten in der EU.

5. Daten Ihrer Gemeinschaft im Portal

Namen und Kontaktdaten der Eigentümer, Miteigentumsanteile, Versammlungsunterlagen, Beschlüsse, Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Belege und hochgeladene Dokumente verarbeitet das Portal im Auftrag und nach Weisung der jeweiligen GdWE. Wer aus Ihrer Gemeinschaft was sehen und ändern darf, richtet sich nach dem Rollenmodell (Eigentümer, Beirat, Verwaltungszugang). Mitglieder anderer Gemeinschaften kommen an Ihre Daten nicht heran.

Kontoauszüge in „Mein Eigentum“

Beim Kontoimport in „Mein Eigentum“ werden nur Umsätze gespeichert, die einem Ihrer Mieter zugeordnet werden. Alle übrigen Umsätze werden beim Import verworfen und nie gespeichert.

Portal-Adresse und Freigabelinks in „Mein Eigentum“

Wählen Sie den Weg über Ihre Portal-Adresse, gehen Antworten Ihrer Mieter und Dienstleister bei uns ein und werden in Ihren Unterlagen abgelegt; nach einem Wechsel nehmen wir an diese Adresse noch 90 Tage lang Post an, danach nicht mehr. Öffnet jemand einen Freigabelink, vermerken wir nur den Zeitpunkt — keine IP-Adresse und keine Angaben zum Gerät.

Zugriff durch uns als Betreiber

Das ist die eine Ausnahme, und wir sagen sie Ihnen deutlich: Wir als Betreiber können die Daten Ihrer Gemeinschaft ebenfalls sehen. Die dafür hinterlegten Zugänge haben im Portal dieselben Rechte wie ein Verwaltungszugang — in jeder Gemeinschaft, ohne dass Sie das vorher freigeben. Wir brauchen das, um eine Gemeinschaft einzurichten, Altdaten zu übernehmen und zu helfen, wenn im Betrieb etwas klemmt.

Ansehen können diese Zugänge die Daten Ihrer Gemeinschaft jederzeit; das Ansehen wird nicht protokolliert, und wir unterrichten Sie nicht über den einzelnen Aufruf. Ändern kann der Support nur unter diesen Bedingungen:

• Vor der ersten Änderung gibt er im Portal einen Anlass an — etwa die Anfrage, auf die er antwortet. Ohne Anlass lehnt das Portal jede Änderung ab.
• Ein Anlass gilt vier Stunden. Danach braucht jede weitere Änderung einen neuen Anlass.
• Zu jedem Anlass erhält die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft (wer dort Verwaltungszugang hat oder als Verwalter bestellt ist) eine E-Mail mit Namen, Zeitraum und Anlass.
• Die Änderungen stehen mit Zeit, Seite und Anlass in einem Protokoll, das die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft (wer dort Verwaltungszugang hat) im Portal einsehen kann (Einstellungen → Supportzugriffe).
• Nach außen handelt der Support nicht: Er verschickt nichts an Eigentümer oder Dritte, stellt keine Beschlüsse, Abstimmungen oder Protokolle fest, löst keine Zahlungen oder Lastschriften aus, richtet keinen Bankzugang ein und vergibt keine Rechte, Zugänge oder Ämter. Er stimmt nicht ab und stellt keine Anliegen im Namen Ihrer Gemeinschaft.

Was wir Ihnen dazu zusagen: Der Kreis dieser Personen ist sehr klein — es sind die wenigen fest hinterlegten Betreiberzugänge, kein offener Mitarbeiterkreis. Der Zugriff dient dem Betrieb des Portals und nicht der Auswertung: Wir werten die Daten Ihrer Gemeinschaft nicht aus und nutzen sie nicht für eigene Zwecke oder Werbung. An Dritte geben wir sie nicht weiter — außer an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten (Hosting, E-Mail-Versand).

Was wir Ihnen nicht zusagen, weil das Portal es heute nicht leistet: eine Freigabe durch Ihre Gemeinschaft im Einzelfall, eine Befristung oder ein Protokoll des Ansehens, und eine lückenlose Protokollierung jeder Änderung — einzelne Sonderwege (derzeit der Import beim Kassensturz, das Übertragen eines Begehungseintrags und das Löschen eines eigenen Kostenkreises) verlangen zwar einen Anlass, erscheinen aber noch nicht im Protokoll. Wir schreiben lieber, wie es ist, als etwas zu versprechen, das die Technik nicht einhält.

Das Protokoll bewahren wir drei Jahre auf — so lange, wie Ansprüche aus einer Änderung geltend gemacht werden können: Ein Eintrag wird mit Ende des dritten Kalenderjahres nach seinem Entstehen gelöscht, spätestens mit den übrigen Daten Ihrer Gemeinschaft. Wenn Ihre Gemeinschaft dazu Fragen hat oder eine andere Regelung wünscht, schreiben Sie uns: info@beschlussreif.de.

6. Nutzungsmessung

Wir messen, wie das Portal benutzt wird — die öffentlichen Seiten und auch den angemeldeten Bereich. Dafür betreiben wir eine eigene Umami-Instanz auf unserem Server: ohne Cookies, ohne geräteübergreifendes Tracking, mit gekürzten IP-Adressen. An andere Unternehmen gehen diese Daten nicht. Nach 13 Monaten löschen wir sie — lang genug für den Vergleich mit dem Vorjahresmonat, nicht länger.

Warum auch im angemeldeten Bereich: Wir möchten wissen, welche Funktionen benutzt werden und an welcher Stelle etwas nicht klappt. Wer im Portal nicht weiterkommt, schreibt uns das in aller Regel nicht — er hört auf. Ohne diese Zahlen erfahren wir davon nie. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem Portal, das funktioniert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zwei Dinge sagen wir Ihnen dazu ausdrücklich zu.

Wir speichern den Weg, nicht die Adresse. Die Adresse einer Portalseite enthält Kennnummern — die Ihrer Gemeinschaft, die eines Belegs, die einer Versammlung. Diese Nummern werden durch Platzhalter ersetzt, bevor etwas gespeichert wird: Aus der Adresse eines bestimmten Belegs einer bestimmten Gemeinschaft wird „ein Beleg einer Gemeinschaft". In der Statistik steht danach, wie oft die Belegprüfung geöffnet wurde — nicht, wer sie geöffnet hat. Suchbegriffe und alles andere, was hinter dem Fragezeichen in der Adresszeile steht, übertragen wir gar nicht erst.

Wir führen die Messung nicht mit Ihrem Konto zusammen. Es wird keine Kennung Ihres Kontos, Ihrer Mitgliedschaft oder Ihrer Gemeinschaft mitgespeichert, und es gibt keine Verbindung zwischen einer Zeile in der Statistik und einer angemeldeten Person. Aus der Messung kann deshalb keine zweite Akte über Sie entstehen.

Diese Zusage gilt für die Reichweitenmessung mit Umami. Während eines Demozugangs werten wir daneben die Seitenspur aus, die das Portal ohnehin für Ihren persönlichen Schnellzugriff speichert: welche Funktionsseiten Sie in der Demo geöffnet haben, wie oft und wann zuletzt. Diese Spur ist Ihrem Konto und der Demo-Gemeinschaft zugeordnet und im geschützten Betreiberbereich sichtbar. Sie hilft uns, einen konkreten Demozugang zu begleiten und zu erkennen, welche Bereiche ausprobiert oder gar nicht gefunden wurden. Datensatzkennungen, Suchbegriffe, Dokumentnamen, Beträge und Inhalte Ihrer Gemeinschaft werden dabei nicht ausgewertet. Die Seitenspur wird mit dem Konto beziehungsweise der Gemeinschaft gelöscht.

Am Ende der Demo können Sie uns freiwillig den wichtigsten Grund nennen, wenn Sie Beschlussreif nicht weiter nutzen möchten, und eine ergänzende Rückmeldung schreiben. Die Antwort wird der ursprünglichen Demo-Anfrage zugeordnet. Nur wenn Sie das ausdrücklich ankreuzen, dürfen wir Sie dazu für ein kurzes Gespräch kontaktieren.

Neben den Seitenaufrufen halten wir an einigen wenigen Stellen fest, dass etwas nicht geklappt hat — etwa dass ein Anmeldecode abgelehnt wurde oder dass aus einer eingeworfenen Rechnung nichts gelesen werden konnte. Auch diese Vermerke bestehen nur aus einem Stichwort wie „Code abgelehnt". Was Sie eingegeben oder hochgeladen haben, steht nicht darin.

Sie können dieser Messung widersprechen (Art. 21 DSGVO); schreiben Sie uns an info@beschlussreif.de. Wir sagen Ihnen dann offen, was wir tun können und was nicht: Weil zu keiner gespeicherten Zeile eine Person gehört, lässt sich eine einzelne Person darin auch nicht heraussuchen und löschen.

Vormerkung zum Produktstart

Wenn Sie sich vormerken lassen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse sowie, falls angegeben, Ihren Namen und die Anzahl der WEG-Einheiten. Wir verwenden diese Angaben, um Sie über den Produktstart und den Einstieg in die Demo zu informieren. Die Vormerkung begründet weder einen Vertrag noch einen Portalzugang. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Wir speichern den Wortlaut und den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung sowie den Zeitpunkt der Bestätigung. Für den E-Mail-Versand nutzen wir Brevo. Unbestätigte Vormerkungen laufen nach sieben Tagen ab, bestätigte nach 90 Tagen. Abgelaufene Einträge werden beim täglichen Löschlauf entfernt. Über den Löschlink in Ihrer Bestätigungs-E-Mail können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und Ihre Vormerkung unmittelbar löschen. Alternativ schreiben Sie an info@beschlussreif.de.

Übergabe von Bestandsunterlagen

Wenn Sie uns über beschlussreif.de/unterlagen-uebergeben Unterlagen Ihrer Gemeinschaft übergeben, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rolle, die Objektanschrift der Gemeinschaft, die Zeitpunkte Ihrer Bestätigungen und die Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags, die Sie bestätigt haben. Damit weisen wir nach, wer den Auftrag im Namen der Gemeinschaft erteilt hat. Für die Unterlagen selbst ist die Gemeinschaft Verantwortliche; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Für die Dauer Ihres Zugangs setzen wir ein technisch notwendiges Cookie („br_unterlagen", höchstens 14 Tage), das nur Ihren eigenen Vorgang öffnet. Vorgänge, deren Code nie bestätigt wurde, löschen wir nach sieben Tagen. Arbeitskopien, die bei der Einrichtung entstehen, löschen wir spätestens 30 Tage nach Abschluss der Einrichtung.

Videos

Auf einigen Seiten zeigen wir kurze Videos. Video, Vorschaubild und Untertitel liefert unser eigener Server aus; dabei wird keine Verbindung zu Dritten aufgebaut, und es werden keine Cookies gesetzt. Beim Abspielen fallen nur dieselben Server-Protokolldaten an wie bei jedem anderen Seitenaufruf (siehe Abschnitt 2).

Zu manchen Videos steht ein Link „Auf YouTube ansehen“. Er führt zu YouTube, einem Angebot der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Erst wenn Sie diesem Link folgen, gelten dort deren Datenschutzbestimmungen.

Connector für KI-Assistenten

Unter beschlussreif.de/mcp stellen wir unsere veröffentlichten Ratgeber und zwei Fristrechner für KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT bereit (siehe beschlussreif in Claude und ChatGPT). Der Connector arbeitet ohne Anmeldung und ohne Konto und hat keinen Zugriff auf Daten einer Gemeinschaft im Portal.

Benutzt Ihr Assistent den Connector, erhalten wir von ihm eine Anfrage — ein Stichwort für die Suche, die Kennung eines Ratgebers oder die Kalendertage und das Bundesland für eine Fristrechnung. Diese Anfrage kommt in der Regel vom Server des Anbieters Ihres Assistenten, nicht von Ihrem Gerät. Wir beantworten sie und speichern ihren Inhalt nicht: Suchbegriffe und die übrigen Angaben stehen bei uns weder in einer Datenbank noch in einem Protokoll.

Die Adresse des anfragenden Rechners verwenden wir, um die Zahl der Anfragen je Anschluss zu begrenzen. Dafür halten wir sie nur flüchtig im Arbeitsspeicher des laufenden Programms; in eine Datenbank oder Datei schreiben wir sie dafür nicht. Daneben fallen dieselben Server-Protokolldaten an wie bei jedem anderen Seitenaufruf — nicht der Inhalt der Anfrage (siehe Abschnitt 2). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir zählen, wie oft der Connector benutzt wird: je Kalendertag und Werkzeug eine Zahl, zum Beispiel wie oft an einem Tag ein Ratgeber gesucht wurde. Diese Zählung enthält keine Suchbegriffe, keine Adressen und keinen anderen Bezug zu einer Person.

Was Sie Ihrem Assistenten schreiben und was er Ihnen antwortet, verarbeitet dessen Anbieter in eigener Verantwortung. Dafür gelten die Bedingungen und die Datenschutzerklärung dieses Anbieters.

7. Speicherdauer und Löschung

Ihr Konto löschen wir sofort, wenn Sie es unter „Meine Daten" auflösen. Abgelaufene Anmeldungen (sie tragen IP-Adresse und Browserkennung) und Anmeldecodes löschen wir einen Tag nach ihrem Ablauf. Das Protokoll zum Schutz mit dem zweiten Faktor (wer ihn eingerichtet, genutzt oder zurückgesetzt hat) löschen wir zwölf Monate nach dem Eintrag.

Löschen Sie Ihr Konto, bewahren wir einen Löschvermerk ohne Namen oder Kontaktdaten auf — nur den Zeitpunkt und einen nicht zurückrechenbaren Prüfwert Ihrer Kontokennung. Er dient allein dazu, Ihre Löschung zu wiederholen, falls wir eine ältere Datensicherung zurückspielen müssen (Art. 17, Art. 5 Abs. 2 DSGVO), und wird nach 13 Monaten gelöscht.

Die Daten einer Gemeinschaft bleiben erhalten, solange die Gemeinschaft das Portal nutzt — auch wenn ein bezahltes Paket endet. Ihre Verwaltung kann sie jederzeit vollständig herunterladen. Meldet die Gemeinschaft sich über ihre Verwaltung ausdrücklich ab, löschen wir alle ihre Daten und Dateien drei Monate danach; bis dahin sind sie nur noch lesbar. Die Nachweise über gebuchte Pakete bewahren wir als Geschäftsunterlagen sechs Jahre auf.

Datensicherungen: Gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungen mit deren Ablauf, spätestens nach zwölf Monaten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

8. Ihre Rechte

Sie haben die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Für Daten Ihrer Gemeinschaft wenden Sie sich an die Gemeinschaft — an den Verwalter, wenn einer bestellt ist, sonst an die Personen mit Verwaltungszugang; wir unterstützen die GdWE bei der Beantwortung.