Wer kümmert sich worum? Zuständigkeiten festhalten

Die Schritte zum Nachlesen

1. Öffnen Sie unter „Haus & Kontakte“ den Eintrag „Wer kümmert sich worum?“. Die Tafel zeigt, welche Themen vergeben sind und wo sich noch niemand kümmert.
2. Wählen Sie „Zuständigkeit eintragen“ und das Thema; die Einrichtung führt durch vier Schritte: Worum, Wer, Im Portal und Grundlage. Für andere Aufgaben können Sie ein eigenes Thema anlegen.
3. Wählen Sie die zuständige Person aus der Mitgliederliste und benennen Sie eine Vertretung. Wer nur als freier Name eingetragen ist, arbeitet nicht im Portal mit.
4. Schalten Sie unter „Im Portal“ nur die Funktionen frei, die die Person braucht, und lesen Sie die Hinweise „Nicht dabei“. Halten Sie unter „Grundlage“ fest, ob die Aufgabe beschlossen oder abgesprochen wurde – Portalrechte sind keine Vollmacht, die Gemeinschaft nach außen zu vertreten.
5. Prüfen Sie die Zusammenfassung und tragen Sie die Zuständigkeit ein. Die Ansicht „Nach Personen“ zeigt, welche Themen und Funktionen bei einer Person zusammenkommen.
6. Ordnen Sie bei „Aktivitäten ohne Thema“ über „Jetzt zuordnen“ bestehende Aufgaben einem Thema zu – erst dann kann die zuständige Person sie bearbeiten.
7. Tragen Sie eine Abwesenheit mit Beginn und Ende ein, damit die Vertretung so lange mitarbeiten kann. Über „Drucken“ entsteht ein Aushang; Kontaktdaten erscheinen nur, soweit die Person sie freigegeben hat.