Erfassen Sie eine zusätzliche Papiererklärung zur Portal-Stimme mit Zugangstag und Nachweis. Ersetzungen und Vermerke bleiben im Ergebnis nachvollziehbar.
Zu einer bereits im Portal abgegebenen Stimme liegt Ihnen auch eine Erklärung auf Papier vor? Erfassen Sie diese jetzt direkt bei der betreffenden Stimme im Umlaufbeschluss. Halten Sie fest, ob die Erklärung Ja, Nein oder Enthaltung lautet und wann sie bei der Verwaltung eingegangen ist.
Ist die Papiererklärung früher eingegangen als die Portal-Stimme, kann sie diese im Portal ersetzen. Dafür sind ein Scan oder Foto des Schreibens und die Bestätigung des Zugangstags erforderlich. Ohne die nötigen Nachweise bleibt die Portal-Stimme gezählt; die Papiererklärung wird als Vermerk festgehalten.
Der Nachweis liegt im Ordner des Umlaufs und ist nur für die Verwaltung sichtbar. Im Ergebnis bleibt nachvollziehbar, welche Erklärung berücksichtigt wurde und ob eine Portal-Stimme ersetzt wurde.
So geht es
- Öffnen Sie im Umlaufbeschluss die betreffende Stimme und wählen Sie „Papiererklärung erfassen“.
- Tragen Sie die Erklärung und den Zugangstag ein. Laden Sie für eine Ersetzung den Scan oder das Foto hoch und bestätigen Sie den Zugangstag.
- Speichern Sie die Erklärung und prüfen Sie die Rückmeldung sowie die Darstellung im Ergebnis.