Musterbeschluss: Beendigung der Nutzung von beschlussreif.de

Beschlussantrag

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beendet die Nutzung des Portals beschlussreif.de. Die Verwalterin / der Verwalter   wird beauftragt und bevollmächtigt, den Nutzungsvertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen und den Auftragsverarbeitungsvertrag zu beenden. Die Unterlagen der Gemeinschaft sind vor dem Vertragsende vollständig zu exportieren und zu sichern; die Verwaltung führt sie danach weiter  .

Warum dieser Beschluss

• Beruhte die Nutzung auf einem Beschluss, ist ihre Beendigung die Rücknahme dieser Entscheidung — sie gehört vor dasselbe Gremium, das sie getroffen hat.
• Er schützt die Person, die kündigt. Nach außen ist die Kündigung des bestellten Verwalters ohnehin wirksam (§ 9b Abs. 1 WEG). Nach innen bindet ihn der Beschluss der Gemeinschaft (§ 27 Abs. 1 WEG): Wer einen beschlossenen Vertrag eigenmächtig beendet, kann der Gemeinschaft für die Folgen einstehen müssen.
• Er klärt die wichtigste praktische Frage gleich mit: Womit wird ab dann verwaltet — und wer sichert vorher die Unterlagen.

Was mit den Daten geschieht

Nach dem Vertragsende bleiben die Daten der Gemeinschaft im kostenlosen Zugang lesbar und druckbar; neu anlegen, versenden und feststellen lässt sich nichts mehr. Gelöscht wird nichts, solange die Gemeinschaft es nicht verlangt. Ein vollständiger Export ist trotzdem vor dem Vertragsende zu ziehen — die Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) und die Abrechnungsunterlagen muss die Gemeinschaft unabhängig von jedem Dienstleister vorhalten.

Hinweis zur Beschlussfassung: In der Versammlung genügt die einfache Mehrheit (§ 25 Abs. 1 WEG). Im Umlaufverfahren ist Allstimmigkeit erforderlich (§ 23 Abs. 3 WEG). Eilt die Kündigung, kann der Verwalter zuerst fristwahrend kündigen und den Beschluss nachholen — die Gemeinschaft sollte dann in der nächsten Versammlung darüber befinden.

Hinweis zum Datenschutz: Mit dem Vertragsende endet auch die Auftragsverarbeitung. Die Gemeinschaft bestimmt, ob die Daten beim Betreiber herausgegeben oder gelöscht werden.