Musterbeschluss: Nutzung von beschlussreif.de

Beschlussantrag

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nutzt für ihre Verwaltung das Portal beschlussreif.de und bucht dazu

• das Paket „Selbstverwaltung Basis" für 39,95 € im Monat.
• das Paket „Selbstverwaltung Plus" für 74,95 € im Monat.

Die Kosten trägt die Gemeinschaft als Kosten der Verwaltung; sie werden nach dem allgemeinen Kostenverteilungsschlüssel umgelegt. Die Verwalterin / der Verwalter   wird beauftragt und bevollmächtigt, den Nutzungsvertrag mit dem Betreiber im Namen der Gemeinschaft zu schließen, den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen und den Vertrag bei Bedarf zu kündigen. Der Vertrag ist monatlich kündbar.

Warum dieser Beschluss sinnvoll ist

• Er schafft klare Verhältnisse: Vertragspartnerin ist die Gemeinschaft (GdWE) — nicht die Person, die gerade verwaltet. Die Rechnung geht an die Gemeinschaft, die Kosten sind umlagefähige Verwaltungskosten.
• Die monatliche Kündbarkeit hält das Risiko klein: Die Versammlung bindet sich nicht länger, als sie will.
• Ein Vertrag über eines der beiden Pakete, der bis 30. Juni 2027 geschlossen wird, ist kostenlos bis zum Ende des Monats der ersten Eigentümerversammlung nach Vertragsschluss, längstens bis 30. Juni 2027. Danach gilt der oben genannte Monatspreis. Stimmt die Versammlung nicht zu, endet der Vertrag ohne Kosten.
• Zum Vergleich: Eine externe Hausverwaltung kostet marktüblich 25 bis 35 Euro je Einheit und Monat — das Portal kostet einen Betrag für die ganze Gemeinschaft.

Hinweis zur Beschlussfassung: In der Versammlung genügt die einfache Mehrheit (§ 25 Abs. 1 WEG). Im Umlaufverfahren ist Allstimmigkeit erforderlich (§ 23 Abs. 3 WEG) — bei kleinen Gemeinschaften oft der schnellere Weg, wenn sich alle einig sind.

Hinweis zum Datenschutz: Die Gemeinschaft bleibt Herrin ihrer Daten (Verantwortliche im Sinne der DSGVO); der Betreiber verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Alle Daten liegen in Deutschland.