Vom Anliegen zum Vorgang: Schäden und Dienstleister koordinieren

Die Schritte zum Nachlesen

1. Als Eigentümer öffnen Sie unter „Haus & Kontakte“ den Eintrag „Anliegen melden“, beschreiben das Problem – seit wann, welche Bereiche, was beobachtet wurde – und wählen den Leserkreis, etwa „Nur Sie und die Verwaltung“. Bei akuter Gefahr warten Sie nicht auf eine Antwort im Portal.
2. Als Verwaltung finden Sie die Meldung unter „Unterlagen“ → „Postfach“ bei den Anliegen aus dem Portal. Öffnen Sie sie und halten Sie eine erste Antwort fest.
3. Betrifft die Sache mehrere Eigentümer, legen Sie aus dem Anliegen einen gemeinsamen Vorgang mit eigener öffentlicher Beschreibung an; das vertrauliche Original und seine Anhänge werden nicht übernommen.
4. Ordnen Sie der entstandenen Aktivität das passende Thema zu, zum Beispiel „Aufträge und Handwerker“, damit die zuständige Person mitarbeiten kann.
5. Legen Sie unter „Aufgaben“ → „Beauftragung“ einen Vorgang an, beschreiben Sie die Aufgabe, wählen Sie das Gewerk und verbinden Sie ihn mit der Aktivität. Setzen Sie Betriebe auf die Liste und schicken Sie die Anfrage mit „Anfragen jetzt versenden“ ab – das ist noch kein Auftrag.
6. Halten Sie Rückmeldungen, auch telefonische, mit „Antwort erfassen“ fest und ergänzen Sie in der Aktivität den Bearbeitungsstand.
7. Klären Sie vor einer Beauftragung, wer handeln darf und ob die Gemeinschaft zuvor entscheiden muss.