Wohnungseigentümergemeinschaft:
Checkliste Hausgeldabrechnung (WEG)
Jahresabrechnung der WEG nach § 28 Abs. 2 WEG, Schritt für Schritt
Für alle, die die Jahresabrechnung ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft selbst aufstellen — als Verwalter aus dem Kreis der Eigentümer oder als Beirat, der sie nachvollziehen will. Am besten gleich nach dem Jahreswechsel, wenn die Kontoauszüge vollständig sind: Die Liste führt von den Unterlagen über die Rechenschritte bis zum Beschluss in der Versammlung.
Abrechnungsjahr: · Erstellt durch:
1. Voraussetzungen und Unterlagen
2. Vorgehen Schritt für Schritt
3. Fristen und Beschluss
Beschlossen werden nur die Abrechnungsspitzen. Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse; dazu stellt der Verwalter die Jahresabrechnung auf (§ 28 Abs. 2 WEG). Das Zahlenwerk selbst ist nicht Beschlussgegenstand.
Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Das Gesetz sagt „nach Ablauf des Kalenderjahres", nicht „bis 30. Juni". Eine Frist kann sich aus Gemeinschaftsordnung, Verwaltervertrag oder Beschluss ergeben — dort nachsehen und hier eintragen:
Vermögensbericht: ebenfalls nach Ablauf des Kalenderjahres, jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen (§ 28 Abs. 4 WEG).
Vermietende Eigentümer müssen ihrem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine späte Hausgeldabrechnung bringt sie in Not — ein Grund mehr, früh fertig zu werden.
Anfechtung: Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden (§ 45 WEG).
4. Typische Fehler
- Abgegrenzt statt nach Zahlung gebucht. Die Jahresabrechnung ist eine Aufstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben. Die Rechnung vom Dezember, bezahlt im Januar, gehört in das Jahr der Zahlung. Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungen haben in der Jahresabrechnung keinen Platz. Die Ausnahme sind Heizung und Warmwasser: Dort wird nach dem Verbrauch im Abrechnungszeitraum verteilt.
- Erhaltungsrücklage vermischt. Zuführungen und Entnahmen müssen getrennt vom laufenden Geld erkennbar sein (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Der Übertrag auf das Rücklagenkonto darf nicht doppelt erscheinen, und eine Entnahme braucht einen Beschluss.
- Spitze aus den gezahlten Vorschüssen gerechnet. Wer Rückstände in den Nachschuss einrechnet, fordert sie ein zweites Mal. Rückstände bleiben Forderungen aus dem Wirtschaftsplan.
- § 35a EStG ungenau. Begünstigt sind nur Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten, kein Material, und nur unbar bezahlte Rechnungen (§ 35a Abs. 5 EStG). Je Einheit den Anteil ausweisen. Für eine vermietete Wohnung kann der Eigentümer die Ermäßigung nicht nutzen; dort sind es Werbungskosten. Keine Steuerberatung — im Zweifel die Steuerberatung fragen.
- Eigentümerwechsel im Jahr falsch zugeordnet. Die Abrechnungsspitze schuldet, wer bei der Beschlussfassung als Eigentümer eingetragen ist; die laufenden Vorschüsse schuldet, wer bei ihrer Fälligkeit eingetragen war (nach der Rechtsprechung des BGH). Eine taggenaue Aufteilung zwischen Verkäufer und Käufer ist Sache ihres Kaufvertrags, nicht der Gemeinschaft.
- Schlüssel ungeprüft aus dem Vorjahr. Miteigentumsanteile, Verbrauchswerte und Beschlüsse über Schlüssel jedes Jahr gegen die Unterlagen abgleichen.
- Einnahmen vergessen: Zinsen, Versicherungserstattungen, Erträge aus dem Gemeinschaftseigentum.
5. Abschluss
Ausführlich erklärt im Ratgeber Hausgeldabrechnung selbst erstellen.
Rechtsgrundlagen: §§ 16, 18, 19, 24, 28, 29, 45 WEG; HeizkostenV; § 35a EStG; § 556 BGB · Stand: 03.11.2026
Schneller und einfacher geht es mit beschlussreif.de: Kontoauszüge einlesen, Belege zuordnen, und Einzelabrechnungen, Summenprobe und Vermögensbericht entstehen daraus. Hausgeldabrechnung mit beschlussreif.de