Hausgeldabrechnung selbst erstellen: vom Beleg zur beschlussreifen Abrechnung

Fragt man Eigentümer, warum niemand die Verwaltung übernehmen will, fällt fast immer dasselbe Wort: die Abrechnung. Dabei ist die Hausgeldabrechnung einer WEG bewusst keine Bilanz und keine kaufmännische Buchhaltung — das Gesetz verlangt etwas viel Einfacheres, als die meisten befürchten.

Das Ist-Prinzip: Es zählt, was geflossen ist

Die Jahresabrechnung ist eine geordnete Aufstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Kalenderjahres — so hat es der Bundesgerichtshof mehrfach bestätigt. Die Gesamtabrechnung orientiert sich grundsätzlich an den Geldbewegungen. Bei der Verteilung, insbesondere von Heiz- und Warmwasserkosten, sind jedoch besondere Regeln zu beachten. Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung und mietrechtliche Betriebskostenabrechnung dürfen deshalb nicht gleichgesetzt werden.

Vier Bausteine statt Buchhaltungsstudium

1. Das Belegbuch: Jede Zahlung wird mit vier Angaben erfasst — Datum, Betrag, wer, wofür (Sachkonto). Wer jede Rechnung gleich beim Bezahlen einwirft, hat am Jahresende keine Ablage-Archäologie vor sich.
2. Der Kassensturz: Einmal im Monat den Endsaldo vom Kontoauszug mit dem rechnerischen Stand vergleichen. Eine Übereinstimmung ist eine wichtige Kontrolle, beweist aber noch keine vollständige oder richtige Zuordnung aller Buchungen.
3. Die Verteilerschlüssel: Prüfen Sie die geltenden Grundlagen, Miteigentumsanteile und aktuellen Bezugsdaten. Verbrauchswerte oder Personenzahlen dürfen nicht ungeprüft aus dem Vorjahr übernommen werden. Auch Ergebnisse eines Messdienstes müssen mit den Ausgangsdaten abgeglichen werden.
4. Die Abrechnung selbst ist dann reine Rechenarbeit: Gesamtkosten je Konto, verteilt nach Schlüssel, verglichen mit den im Wirtschaftsplan beschlossenen Vorschüssen. Genau dafür gibt es Werkzeuge — von Hand braucht das niemand mehr zu rechnen.

Beschlossen wird nur die Spitze

Seit der WEG-Reform 2020 beschließt die Versammlung nicht mehr das Zahlenwerk, sondern nur die Abrechnungsspitzen (§ 28 Abs. 2 WEG): den Nachschuss oder die Anpassung der Vorschüsse, die sich je Einheit aus dem Vergleich von Kostenanteil und den beschlossenen Vorschüssen aus dem Einzelwirtschaftsplan ergibt — nicht mit dem, was tatsächlich gezahlt wurde. Wer zu wenig gezahlt hat, schuldet den Rückstand weiterhin aus dem Wirtschaftsplan; er wird nicht ein zweites Mal als Nachschuss beschlossen. Entscheidend ist insbesondere, ob ein Fehler die beschlossenen Zahlungspflichten beeinflusst. Fehlerhafte Unterlagen sind unabhängig davon zu klären und zu berichtigen.

Worauf Gerichte wirklich achten

• Getrennte Erhaltungsrücklage: Zuführungen und Entnahmen müssen erkennbar getrennt vom laufenden Geld ausgewiesen sein (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG) — am saubersten mit einem eigenen Rücklagenkonto.
• Nachvollziehbarkeit: Ein Eigentümer ohne Vorkenntnisse muss die Abrechnung nachvollziehen können. Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen, Schlüssel und erforderliche Erläuterungen müssen zusammenpassen; weitere Unterlagen wie der Vermögensbericht kommen hinzu.
• Belege: Die Aufbewahrung richtet sich nach Dokumentart, rechtlichen Anforderungen und weiterem Bedarf der Gemeinschaft. Eigentümer haben ein Einsichtsrecht (§ 18 Abs. 4 WEG). Digitale Ablage allein gewährleistet weder dauerhafte Lesbarkeit noch einen geeigneten Einsichtsweg.
• Beiratsprüfung: Vor dem Beschluss soll der Verwaltungsbeirat prüfen (§ 29 Abs. 2 WEG) — wie das praktisch geht, steht im Ratgeber zur Belegprüfung.

Für vermietende Eigentümer: umlagefähig oder nicht?

Das WEG-Recht kennt die Unterscheidung nicht — das Mietrecht schon (§ 556 BGB, Betriebskostenverordnung). Wer seine Wohnung vermietet, braucht für die Betriebskostenabrechnung des Mieters die umlagefähigen Kosten separat. Eine gute Hausgeldabrechnung weist sie deshalb je Einheit mit aus. Mietvertrag, Abrechnungszeitraum, Nutzerwechsel, Vorauszahlungen und weitere mietrechtliche Regeln müssen trotzdem gesondert geprüft werden.

Der realistische Zeitplan

Laufende Belegerfassung und Bankabgleich erleichtern die Abrechnung. § 28 Abs. 2 WEG verlangt sie nach Ablauf des Kalenderjahres, nennt aber keine allgemeine Frist zum 30. Juni. Vereinbarungen, Vertrag, verfügbare Unterlagen und die Pflicht zu zügiger Erstellung sind gesondert zu beachten. Planen Sie ausreichend Zeit für Rückfragen, Prüfung und Beschlussfassung ein. Die mietrechtliche Zwölfmonatsfrist läuft unabhängig davon und ist kein Zeitpuffer für die Verwaltung.