Checkliste Betriebskostenabrechnung für Vermieter
Für Vermieter von Wohnraum — nach § 556 BGB, Betriebskostenverordnung und Heizkostenverordnung
Für Vermieter, die einmal im Jahr über die Betriebskostenvorauszahlungen ihrer Mieter abrechnen — für die vermietete Eigentumswohnung ebenso wie für ein Haus mit mehreren Wohnungen oder mit Gewerbe. Beginnen Sie, sobald das Abrechnungsjahr vorbei ist und die Rechnungen vorliegen: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate danach beim Mieter sein.
Mietobjekt: · Mieter:
Abrechnungszeitraum: bis · Muss beim Mieter sein bis:
1. Vorab im Mietvertrag prüfen
2. Unterlagen
3. Vorgehen Schritt für Schritt
4. Gewerbe und Wohnen trennen (Vorwegabzug)
Liegen Gewerbe und Wohnungen in derselben Abrechnungseinheit, prüfen Sie je Kostenart, ob das Gewerbe deutlich höhere Kosten verursacht: Wasser einer Gaststätte, eines Friseurs oder einer Praxis; Müll eines Ladens; ein Gewerbezuschlag in der Gebäudeversicherung. Dann ziehen Sie diesen Anteil vorweg ab — am besten über eigene Zähler oder eine Aufteilung durch den Versicherer — und verteilen nur den Rest auf die Wohnungen.
Nach dem Bundesgerichtshof ist ein Vorwegabzug nicht geboten, wenn die Gewerbekosten nicht zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung der Wohnungsmieter führen; was im Mietvertrag vereinbart ist, geht vor (Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Ein fehlender Vorwegabzug macht die Abrechnung nach der Rechtsprechung nicht formell unwirksam, kann aber zu einer zu hohen Nachforderung führen.
Bei der vermieteten Eigentumswohnung kommen Ihre Kosten schon nach dem Schlüssel der Gemeinschaft. Ob eine Gewerbeeinheit dort gesondert belastet wird, regeln Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse — sehen Sie in der Hausgeldabrechnung nach.
5. Hausgeldabrechnung ist nicht Betriebskostenabrechnung
Die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft enthält Kosten, die der Mieter nie trägt: Verwaltervergütung, Reparaturen, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Wer sie einfach weiterreicht, verlangt zu viel. Und auf den Beschluss der Gemeinschaft zu warten, entschuldigt eine verpasste Frist in der Regel nicht (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15): früh anfordern und die Nachfragen schriftlich festhalten.
6. Typische Fehler
- Frist verpasst, oder der Zugang beim Mieter lässt sich nicht nachweisen
- „Sonstige Betriebskosten" umgelegt, die im Vertrag nicht einzeln benannt sind
- Reparaturanteil in der Hausmeister- oder Wartungsrechnung mit umgelegt
- Leerstand auf die übrigen Mieter verteilt
- Vereinbarte statt gezahlter Vorauszahlungen abgezogen
- CO₂-Angaben fehlen; Schlüssel nicht erläutert
- Gewerbeanteil mit erheblicher Mehrbelastung nicht vorweg abgezogen
Ausführlich erklärt in den Ratgebern Betriebskosten auf den Mieter umlegen und Betriebskostenabrechnung an den Mieter.
Rechtsgrundlagen: §§ 556, 556a BGB; §§ 1, 2 BetrKV; §§ 7, 8, 9b, 12 HeizkostenV; § 7 CO2KostAufG · Stand: 03.11.2026
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