Betriebskostenabrechnung an den Mieter: Frist, Inhalt und Umlage bei der Eigentumswohnung

Einmal im Jahr rechnen Sie mit Ihrem Mieter über die Betriebskosten ab. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kommen die meisten Zahlen aus der Jahresabrechnung Ihrer Gemeinschaft. Trotzdem ist die Mieterabrechnung ein eigenes Schriftstück mit eigenen Regeln. Dieser Artikel zeigt den Ablauf; welche Kosten überhaupt umlagefähig sind, steht ausführlich im Ratgeber „Betriebskosten auf den Mieter umlegen“.

Abgerechnet wird nur über Vorauszahlungen

Zahlt Ihr Mieter monatliche Vorauszahlungen, müssen Sie jährlich darüber abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Haben Sie dagegen eine Pauschale vereinbart, gibt es keine Abrechnung: Mit der Pauschale ist alles bezahlt. Schauen Sie deshalb zuerst in den Mietvertrag, was dort steht.

Die Frist: zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum

Die Abrechnung muss Ihrem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Jahr 2026 ist das der 31.12.2027. Kommt sie zu spät, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 3). Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen. Die Frist lässt sich im Mietvertrag nicht verlängern (§ 556 Abs. 5 BGB).

Zieht ein Mieter mitten im Jahr aus, beginnt die Frist nicht früher. Sie rechnen für das ganze Jahr ab; zu Teilabrechnungen sind Sie nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).

Warten auf die Gemeinschaft entschuldigt in der Regel nicht. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung auch dann innerhalb der Frist abrechnen muss, wenn die Eigentümer ihre Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben (Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Wer sich auf die Verspätung der Gemeinschaft berufen will, muss konkret darlegen, was er selbst unternommen hat. Fragen Sie deshalb früh nach der Abrechnung und halten Sie Ihre Nachfragen schriftlich fest.

Was in die Abrechnung gehört

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören zu einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung vier Angaben:

• eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• der Verteilerschlüssel, wo nötig mit einer kurzen Erläuterung,
• die Berechnung des Anteils, der auf Ihren Mieter entfällt,
• der Abzug der Vorauszahlungen, die er geleistet hat.

Fehlt eine dieser Angaben, kann die Abrechnung als nicht erteilt gelten, und dann ist auch die Frist nicht gewahrt. Ein einzelner Rechenfehler lässt sich dagegen meist korrigieren. Auf Verlangen müssen Sie Ihrem Mieter die Belege zeigen; Sie dürfen sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Einwendungen muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).

Umgelegt wird nach dem Schlüssel der Gemeinschaft

Steht im Mietvertrag nichts anderes, legen Sie die Betriebskosten nach dem Maßstab um, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt (§ 556a Abs. 3 Satz 1 BGB). Verteilt Ihre Gemeinschaft nach Miteigentumsanteilen, gilt das also auch gegenüber Ihrem Mieter. Nur wenn dieser Maßstab billigem Ermessen widerspricht, wird nach Wohnfläche umgelegt (Satz 2). Heizung und Warmwasser rechnet der Ablesedienst nach Verbrauch ab; mehr dazu im Ratgeber „Heizkosten und CO2-Kosten in der Abrechnung an den Mieter“.

Hausgeld ist nicht gleich Betriebskosten

Ihre Hausgeldabrechnung enthält Kosten, die Ihr Mieter nie trägt: die Vergütung der Verwaltung und die Kontoführung, alle Reparaturen und Erneuerungen sowie die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten nimmt die Betriebskostenverordnung ausdrücklich aus (§ 1 Abs. 2 BetrKV); die Rücklage spart genau diese Reparaturen an. Wer die Hausgeldabrechnung einfach weiterreicht, verlangt also zu viel.

So unterstützt das Portal

• In „Mein Eigentum“ führt die Betriebskostenabrechnung Schritt für Schritt durch das Jahr: Mietverhältnis, Kosten aus der Abrechnung der Gemeinschaft, eigene Rechnungen, Heizkosten, Prüfliste und Versand.
• Die Prüfliste zeigt je Kostenart, ob sie im Mietvertrag vereinbart, nicht vereinbart oder nie umlagefähig ist.
• Das Blatt an den Mieter nennt je Kostenart den Schlüssel der Gemeinschaft mit dem Anteil Ihrer Wohnung, und die Frist wird für Ihr Mietverhältnis ausgerechnet.

Dieser Artikel erklärt die Rechtslage in ihren Grundzügen und ersetzt im Streitfall keine Rechtsberatung.