Verwaltungsübergabe: Checkliste für Unterlagen, Geld und offene Vorgänge
Den Wechsel zwischen externer Verwaltung, Eigentümerverwaltung und Selbstverwaltung mit Bestandsabgleich, Vollmachten und Übergabeprotokoll organisieren.
Von beschlussreif.de · Redaktionell aktualisiert am · Über diesen Ratgeber
Das Wichtigste zuerst
Eine vollständige Übergabe umfasst Unterlagen, Geldbestände, Befugnisse und offene Vorgänge. Gleichen Sie eine Übergabeliste mit dem tatsächlichen Bestand ab. Der Erhalt eines Datenpakets bestätigt noch nicht dessen Vollständigkeit oder Richtigkeit.
Schritt für Schritt
- Übergabeliste und Termin abstimmen.
- Unterlagen, Bestände und offene Vorgänge abgleichen.
- Fehlbestände mit Nachliefertermin erfassen.
- Befugnisse und Zugänge zum Übergang aktualisieren.
Was in die Übergabeliste gehört
Erfassen Sie Teilungserklärung und Nachträge, Eigentümerdaten, Protokolle und Beschlusssammlung, Buchhaltung, Konten, Rücklagen, Verträge, Versicherungen sowie Gebäude- und Prüfunterlagen. Führen Sie offene Schäden, Forderungen, Gerichtsverfahren und Aufträge einzeln auf. Zu jedem Vorgang gehören aktueller Stand, nächste Frist und Ansprechpartner. Schlüssel, Vollmachten und externe Zugänge benötigen ebenfalls eine nachvollziehbare Übergabe. Eine vollständige Liste wird am tatsächlichen Gebäude und Bestand ausgerichtet.
Übernahme mit offenem Fehlbestand
Legen Sie Übergangstermin und Verantwortlichkeit für laufende Arbeiten fest. Stimmen Sie Anfangsbestände mit Nachweisen ab. Fehlende Unterlagen werden mit Zuständigem und Nachforderungstermin dokumentiert; pauschale Vollständigkeitsbestätigungen sollten Sie erst nach Prüfung abgeben. Beim Wechsel werden persönliche Zugänge und Bankvollmachten angepasst. Der Ablauf gilt auch für einen Wechsel zwischen zwei Eigentümer-Verwaltern oder zurück zu einer externen Verwaltung. Ein Verwaltungszugang im Portal wird ebenfalls übergeben; er ersetzt weder Bestellung noch Vollmacht.
Ein Beispiel aus dem Verwaltungsalltag
Fiktives Beispiel – keine Daten einer realen Gemeinschaft.
Die neue Verwaltung bekommt zwar die Police, aber keinen aktuellen Schadenstand. Im Übergabeprotokoll werden Vorgangsnummer, fehlender Schriftwechsel und zuständige Kontaktperson nachgetragen.
Tipps für die Selbstverwaltung
- Lassen Sie jeden offenen Vorgang in einem Satz erklären.
- Prüfen Sie nach der Übergabe erste Rechnungen auf falsche Ansprechpartner oder Bankdaten.
Ihre Checkliste
Zum Abhaken oder Ausdrucken. Ihre Häkchen werden nicht gespeichert.
Quellen und Grundlagen
- § 9b WEG – Vertretung
- § 19 WEG – Ordnungsmäßige Verwaltung
- § 26 WEG – Bestellung des Verwalters
- § 27 WEG – Aufgaben des Verwalters
- BGH, 30.01.2026 – V ZR 76/25 (Entscheidungstext, DNotI)
Gesetzliche Anforderungen, Vereinbarungen Ihrer Gemeinschaft und praktische Empfehlungen sind zu unterscheiden. Der redaktionelle Stand ist keine individuelle rechtliche Prüfung.