Von der Hausverwaltung zur Eigentümerverwaltung: Verwalter abberufen, einen Eigentümer bestellen

Ob die Hausverwaltung gekündigt hat, unerreichbar ist oder schlicht zu teuer wird: Der Wechsel zur Eigentümerverwaltung — ein Eigentümer aus Ihren Reihen wird Verwalter — ist kein Sprung ins Ungewisse, sondern eine Abfolge von drei Beschlüssen und einer geordneten Übergabe. Dieser Artikel führt in der richtigen Reihenfolge hindurch.

Wollen Sie ganz ohne Verwalter auskommen, ist das die Selbstverwaltung: Dann entfällt die Bestellung in Schritt 2, und die Eigentümer vertreten die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 WEG). Was dann zu regeln ist, steht im Ratgeber „WEG ohne Hausverwaltung".

Schritt 1: Den bisherigen Verwalter abberufen

Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit und ohne wichtigen Grund abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann von Gesetzes wegen spätestens sechs Monate nach der Abberufung — bis dahin laufende Vergütung ist einzuplanen, es sei denn, der Vertrag endet früher oder wird einvernehmlich aufgehoben. Zwei getrennte Punkte auf der Tagesordnung halten die Dinge sauber:

1. Abberufung als Organakt: „Die Firma … wird mit Wirkung zum … als Verwalterin der Gemeinschaft abberufen."
2. Kündigung des Verwaltervertrags: „Der mit der Firma … geschlossene Verwaltervertrag wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt. Der hierzu durch Beschluss ermächtigte Wohnungseigentümer … wird beauftragt, die Kündigung zu erklären."

Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitzende oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 2 WEG). Eine Versammlungsleitung allein genügt dafür nicht. Endet die Bestellung ohnehin bald, können Sie sie auslaufen lassen; das Ende des Vertrags ist trotzdem gesondert zu klären.

Schritt 2: Einen Eigentümer zum Verwalter bestellen — im Zweitakt

Bewährt hat sich die Trennung in zwei Beschlüsse, wie sie auch professionelle Verwaltungen durchgängig praktizieren: erst der Organakt, dann die Konditionen. So kann die Versammlung Person und Vertrag gesondert behandeln. Die wesentlichen Vertragsbedingungen müssen dabei mit der Bestellung abgestimmt sein. Prüfen Sie auch Zertifizierung, Stimmrechtsausschlüsse und die Vertretung beim Vertragsschluss.

1. Bestellung (§ 26 WEG): wer, von wann bis wann. Die Höchstdauer beträgt fünf Jahre; bei der ersten Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft drei Jahre. Notieren Sie das Ablaufdatum — die Wiederbestellung gehört rechtzeitig vorher auf die Tagesordnung, sonst steht die Gemeinschaft plötzlich ohne Verwalter da.
2. Vergütung: Eine Jahrespauschale plus Erstattung nachgewiesener Auslagen ist ein möglicher Rahmen. Vergleichen Sie aktuelle Angebote mit gleichem Leistungsumfang. Bei einer nennenswerten Pauschale gehört die Frage der Gewerbeerlaubnis vorab geklärt (§ 34c GewO) — der Ratgeber zur Vergütung sagt, worauf es ankommt. Beide Vorlagen finden Sie in der Vorlagen-Bibliothek.

Schritt 3: Die Übergabe einfordern

Der abberufene Verwalter muss alle Unterlagen der Gemeinschaft herausgeben — sie gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Eine Checkliste für das Übergabeprotokoll:

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan
• Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) und alle Versammlungsprotokolle
• Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Vermögensberichte der letzten Jahre
• Kontovollmachten, Kontoauszüge, offene Forderungen und Verbindlichkeiten
• Laufende Verträge (Versicherung, Versorger, Hausmeister, Messdienst) samt Kündigungsfristen
• Schlüssel, Zugangsdaten, technische Unterlagen und Wartungsnachweise

Wichtig: Das Gemeinschaftskonto muss ein Konto der Gemeinschaft sein, kein Treuhandkonto der alten Verwaltung. Die Verfügungsberechtigung stellen Sie mit dem Bestellungsbeschluss und dem Protokoll bei der Bank um.

Die Zeit dazwischen: verwalten, bevor man bestellt ist

Zwischen der Kündigung der alten Verwaltung und dem Bestellungsbeschluss liegen oft Wochen, und jemand muss in dieser Zeit Rechnungen zahlen, Handwerker rufen und Post öffnen. Dazu gehört ein Satz, der in die falsche Richtung beruhigt und deshalb hier ausdrücklich widerlegt wird: Wer die Verwaltung tatsächlich führt, hat die Pflichten eines Verwalters — auch ohne Beschluss. Der Bundesgerichtshof hat das im Januar 2026 klargestellt (30.01.2026 – V ZR 76/25): Die Entscheidung betrifft das tatsächliche Handeln als Verwalter, nicht automatisch jede gelegentliche Hilfe. Fehlende Bestellung schließt entsprechende Pflichten und Haftung nicht aus.

Praktisch heißt das zweierlei. Erstens ist die Bestellung kein Risiko, das man aufschieben sollte — sie ändert nichts an der Verantwortung, sondern gibt ihr einen Rahmen: Anfang, Ende, Aufgabenumfang und Vertrag. Zweitens sind Pflichten und Vertretungsmacht getrennt zu prüfen: Ohne Bestellung besteht keine Organvertretung nach § 9b Abs. 1 WEG; eine wirksam erteilte Vollmacht kann dennoch bestehen. Ohne ausreichende Vertretungsmacht kommt eine persönliche Haftung nach § 179 BGB in Betracht. Ein Auftrag im eigenen Namen macht den Besteller selbst zum Vertragspartner und sichert keinen Erstattungsanspruch. Klären Sie daher Befugnis und Finanzierung vor der Beauftragung; für echte Notmaßnahmen ist § 18 Abs. 3 WEG gesondert zu beachten.

Und der erste Handgriff nach der Übernahme, noch vor dem ersten Ordner: Stellen Sie bei allen Vertragspartnern — Versorger, Versicherer, Handwerker mit Wartungsvertrag, Kommune — die Rechnungsanschrift auf eine E-Mail-Adresse der Gemeinschaft um. Sonst läuft die Post monatelang weiter zur alten Verwaltung, und die erste Mahnung kommt, bevor die Rechnung je bei Ihnen war. Ein kurzes Anschreiben je Vertragspartner mit der Kundennummer genügt. Warum die Gemeinschaft dabei auch E-Rechnungen annehmen muss, steht im Ratgeber „Eigentümer als Verwalter".

Der Zeitplan im Überblick

1. Mehrheit organisieren und Versammlung einberufen (drei Wochen Einladungsfrist)
2. Versammlung: Abberufung, Kündigung, Bestellung eines Eigentümers, Vergütung — vier Punkte, ein Termin
3. Protokoll zustellen, Bank und Versorger informieren, Übergabetermin vereinbaren
4. Unterlagen übernehmen und ablegen — ab hier läuft die Verwaltung in Ihren Händen

Alle vier Beschlüsse lassen sich mit dem Tagesordnungs-Fahrplan vorbereiten; die Unterlagen aus der Übergabe haben in der Dokumentenablage gleich ihren Platz. Der neue Verwalter bekommt im Portal einen Verwaltungszugang — die Bestellung selbst bleibt der Beschluss. So beginnt die Eigentümerverwaltung nicht mit einem Ordnerstapel, sondern mit einem aufgeräumten Portal.