Wartung, Hausmeister und Versorgung: Verträge im Griff behalten
Leistungsumfang, Termine, Preisänderungen und Kündigung bei laufenden WEG-Verträgen nachvollziehbar verwalten.
Von beschlussreif.de · Redaktionell aktualisiert am · Über diesen Ratgeber
Das Wichtigste zuerst
Ein Vertragsverzeichnis braucht mehr als Telefonnummern. Erfassen Sie Leistungen, Laufzeiten, Preise, Fristen und Ansprechpartner. Kontrollieren Sie außerdem, ob die vereinbarten Leistungen tatsächlich erbracht wurden.
Schritt für Schritt
- Verträge und Nachträge vollständig sammeln.
- Leistung, Preis und Fristen erfassen.
- Erbrachte Leistungen regelmäßig abgleichen.
- Wechsel mit Übergabe und Ersatzversorgung planen.
Verträge mit ihrer Aufgabe verbinden
Ordnen Sie jeden Vertrag einem Bereich oder einer Anlage zu. Notieren Sie Vertragsbeginn, Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsregel und aktuelle Preisgrundlage. Bei Reinigung, Hausmeister oder Winterdienst muss der Leistungsumfang konkret sein: Flächen, Tätigkeiten, Häufigkeit und Nachweise. Ein Ansprechpartner kann wechseln, ohne dass sich der Vertragspartner ändert. Halten Sie Kunden- und Vertragsnummern getrennt fest.
Wechsel und Leistungskontrolle planen
Prüfen Sie Rechnungen gegen Vertrag und erbrachte Leistung. Dokumentieren Sie Ausfälle sachlich und reklamieren Sie über den vereinbarten Kontaktweg. Vor einer Kündigung werden Frist, Form und Ersatzversorgung geklärt. Bei Messdienst, Wartung oder Versicherung kann ein ungeplanter Übergang zusätzliche Probleme schaffen. Lassen Sie neue Bankverbindungen bestätigen und vereinbaren Sie bei einem Wechsel die Übergabe von Schlüsseln, Anlagenwissen und vorhandenen Berichten.
Ein Beispiel aus dem Verwaltungsalltag
Fiktives Beispiel – keine Daten einer realen Gemeinschaft.
Der Hausmeistervertrag verlängert sich bald. Die WEG prüft rechtzeitig den Bedarf, dokumentierte Ausfälle und Alternativen, statt erst am letzten Kündigungstag zu reagieren.
Tipps für die Selbstverwaltung
- Setzen Sie einen Prüftermin vor die eigentliche Kündigungsfrist.
- Bewahren Sie auch alte Vertragsfassungen für frühere Rechnungen auf.
Ihre Checkliste
Zum Abhaken oder Ausdrucken. Ihre Häkchen werden nicht gespeichert.
Quellen und Grundlagen
Gesetzliche Anforderungen, Vereinbarungen Ihrer Gemeinschaft und praktische Empfehlungen sind zu unterscheiden. Der redaktionelle Stand ist keine individuelle rechtliche Prüfung.