Wir richten Ihre Gemeinschaft ein — Sie fangen nicht bei null an

Diese Liste ist zugleich Ihre Vorbereitung für das Vorgespräch — haken Sie in Ruhe ab, was Sie finden:

• ✓Teilungserklärung, mindestens der Teil mit dem Aufteilungsverzeichnis. Daraus kommen Einheiten, Miteigentumsanteile und Sondernutzungsrechte.
• ✓Eigentümerliste mit E-Mail-Adressen. Ohne E-Mail gibt es keinen Portalzugang — nachtragen lässt sie sich jederzeit, niemand bleibt deshalb draußen.
• ✓Letzter Wirtschaftsplan und letzte Hausgeldabrechnung. Daraus entstehen Vorschüsse und Kontenzuordnung — und die Gegenprobe am Ende.
• ✓Kontoauszüge des laufenden Jahres (CSV aus dem Online-Banking oder PDF) und die Belege dazu.
• ✓Versammlungsprotokolle der letzten Jahre und, falls geführt, die bisherige Beschlusssammlung.
• ✓Wer Beirat ist, wer Verwaltungszugang haben soll, und die IBAN von Giro- und Rücklagenkonto.

Fehlt etwas davon, ist das kein Hindernis. Wir sagen Ihnen, was sich ohne dieses Stück nicht einrichten lässt und was Sie später nachreichen können.

1. Ihre Gemeinschaft entsteht. Name, Anschrift, jede Einheit mit ihrem Miteigentumsanteil aus der Teilungserklärung — und eine Summenprobe, die Einspruch erhebt, wenn die Anteile nicht aufgehen. Stellplätze und Garagen werden als eigene Einheiten angelegt; sie zählen bei uns nie in den Preis.
2. Ihr Haus wird beschrieben. Baujahr, Aufzug, Heizungsart und die übrige Ausstattung — daraus entstehen die Prüfpflichten in Ihrem Fristenkalender. Das ist der Teil, den man selbst selten vollständig hinbekommt, weil man wissen muss, welche Pflicht an welchem Merkmal hängt.
3. Die Menschen bekommen ihre Rechte. Mitgliederliste mit E-Mail-Adressen, Verwaltungszugang und Beiratsamt. Eingeladen wird über das Portal; ein Konto verbindet sich nur mit der genau eingeladenen, per Code bestätigten Adresse.
4. Die Finanzen werden eingerichtet. Giro- und Rücklagenkonto, Kostenkreise, Personenzahlen je Einheit. Ihr bestehender Wirtschaftsplan wird übernommen — mit dem Beschlussdatum aus dem alten Protokoll, damit die Herkunft nachvollziehbar bleibt. Die Kontoauszüge des Jahres werden eingelesen, die Belege eingeworfen und den Buchungen zugeordnet.
5. Ihre Geschichte kommt mit. Alte Protokolle werden abgelegt und mit dem Versammlungsdatum versehen, sodass sie auffindbar bleiben. Noch laufende Beschlüsse — eine beschlossene Sanierung etwa — werden zusätzlich als Vorgang angelegt, damit sie nicht in einem PDF verschwinden.
6. Die Gegenprobe — und erst dann übergeben wir. Das ist der eigentliche Wert dieser Leistung:
   • Die Summe der Miteigentumsanteile geht auf, Zahl der Einheiten und Eigentümer stimmt.
   • Das Hausgeld-Soll je Einheit trifft den Einzelplan Ihres übernommenen Wirtschaftsplans.
   • Der Kassensturz ist für jeden eingelesenen Monat grün: Der rechnerische Stand passt zum Kontostand.
   • Wir rechnen eine Probe-Abrechnung und halten sie gegen Ihre letzte. Abweichungen erklären wir Ihnen, bevor Sie Ihre Eigentümer einladen — die häufigste ist übrigens kein Rechenfehler, sondern der Unterschied zwischen Ist- und Soll-Prinzip.

• •Keine Prüfung Ihrer alten Abrechnung. Wir halten unsere Probe gegen Ihre letzte und erklären Abweichungen — wir stellen nicht fest, ob die alte richtig war.
• •Keine Rechts- oder Steuerberatung, keine Beurteilung Ihrer Teilungserklärung.
• •Keine Nacherfassung beliebig vieler Altjahre. Übernommen wird das laufende Jahr samt der letzten Abrechnung als Gegenprobe; ältere Unterlagen werden abgelegt, nicht nachgebucht.
• •Die Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Wir richten ein, was in Ihren Unterlagen steht.

Bei der Übernahme verlassen Ihre Unterlagen einmal Ihr Haus. Was hier steht, ist deshalb nicht beworben, sondern im Auftragsverarbeitungsvertrag vertraglich zugesagt — der ist Vertrag, diese Seite ist es nicht.

• ✓Verschlüsselte Übertragung (TLS) für sämtliche Zugriffe (AVV § 7).
• ✓Mandantentrennung im Kern des Systems: Jede Datenbankabfrage ist technisch auf Ihre Gemeinschaft eingegrenzt — nicht durch eine Einstellung, die jemand vergessen kann, sondern als Bauart (AVV § 7).
• ✓Vertraulichkeitsverpflichtung aller mit der Verarbeitung befassten Personen (AVV § 4). Der Zugriff läuft über wenige, fest hinterlegte Betreiberzugänge und nicht über einen stillen Nebeneingang (AVV § 7).
• ✓Jede Unterauftragsverarbeitung ist benannt — und Sie können ihr aus wichtigem Grund widersprechen (AVV § 5).
• ✓Nach Vertragsende werden Ihre Daten gelöscht oder zurückgegeben (AVV § 4); exportieren können Sie sie jederzeit, das gilt in jedem Paket.
• ✓Verarbeitungsort Deutschland bzw. EU, keine Übermittlung in Drittländer (AVV § 6).

1. Sie buchen hier — mit der Zahl Ihrer Einheiten und einem Terminwunsch für das Vorgespräch.
2. Vorgespräch: Wir gehen die Liste von oben durch und sagen Ihnen, was fehlt.
3. Sie laden die Unterlagen hoch — auch über mehrere Tage verteilt.
4. Wir richten ein und rechnen die Gegenprobe.
5. Übergabe: Sie sehen Ihre Gemeinschaft fertig eingerichtet, bevor Sie Ihre Eigentümer einladen.

Wie lange das dauert, hängt vor allem davon ab, wie vollständig Ihre Unterlagen sind — wir nennen Ihnen den Zeitrahmen im Vorgespräch, wenn wir sie gesehen haben.