Übernahme vom bisherigen Verwalter: was Sie holen müssen, bevor die alten Konten schließen

Sie sind gerade zum Verwalter Ihrer eigenen Gemeinschaft bestellt worden. Der erste Gedanke ist meistens: Wie richte ich das jetzt ein? Der richtige erste Gedanke ist ein anderer. Alles, was Ihre Gemeinschaft ausmacht — die Zahlen, die Verträge, die Beschlüsse der letzten Jahrzehnte —, liegt noch bei der bisherigen Verwaltung. Solange dort jemand am Schreibtisch sitzt und die Konten offen sind, können Sie es holen. Danach nicht mehr, oder nur noch mit Mühe.

Dieser Ratgeber ist deshalb keine Einführung in die Verwaltung, sondern eine Einkaufsliste für die ersten Wochen. Er ist zum Ausdrucken gedacht: Nehmen Sie ihn mit, wenn Sie dem bisherigen Verwalter gegenübersitzen oder mit ihm telefonieren, und haken Sie ab, was Sie haben. Die Checkliste am Ende der Seite fasst alles in je einer Zeile zusammen.

Im Portal führt eine Checkliste durch diese Schritte: Sobald Sie unter „Übernahme vom bisherigen Verwalter“ den Stichtag festhalten, steht unter „Erste Schritte“ die Checkliste „Verwalterwechsel“ — jeder Punkt führt zu der Seite, auf der er erledigt wird. Die Checkliste am Ende dieser Seite bleibt zum Ausdrucken.

Die Reihenfolge — und warum sie so ist

Die acht Abschnitte stehen nicht nach Wichtigkeit, sondern nach Dringlichkeit. Drei Gedanken haben die Reihenfolge bestimmt:

• Was verschwindet, kommt zuerst. Die Auskunftsbereitschaft der bisherigen Verwaltung und ihre Konten sind die einzigen Dinge auf dieser Liste, die ein Ablaufdatum haben. Unterlagen, Kontostände und Rückstände stehen deshalb vor allem, was Sie später auch noch selbst herstellen können.
• Was Vorlauf braucht, kommt früh. Ein Notartermin und die Umschreibung einer Kontovollmacht dauern Wochen, nicht Tage. Und die Bank fragt zuerst nach dem Nachweis Ihrer Bestellung — deshalb steht er ganz vorn, obwohl er nicht der schwierigste Punkt ist.
• Was aufeinander aufbaut, kommt in dieser Reihenfolge. Ohne Kontovollmacht keine Zahlungen, ohne Anfangsbestände kein richtiger Vermögensbericht, ohne die Abrechnungsgrundlagen aus dem letzten Wirtschaftsplan keine erste eigene Abrechnung. Der Abrechnungsvergleich steht deshalb am Ende: Er wird erst ein Jahr später gebraucht.

1. Den Nachweis Ihrer Bestellung beschaffen

Verwalter wird man durch Beschluss der Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Der Beschluss allein genügt Dritten aber nicht. Als Nachweis der Verwaltereigenschaft genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, wenn die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG). Unterschreiben müssen also die Personen, die auch die Niederschrift unterschreiben: der Versammlungsvorsitz, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitz oder seine Vertretung. Die Beglaubigung macht ein Notar.

Ohne diese Urkunde bewegt sich wenig: Banken verlangen sie in der Regel, bevor sie eine Kontovollmacht umschreiben, und beim Grundbuchamt geht ohne beglaubigte Unterschriften nichts. Was genau Ihre Bank sehen will, fragen Sie am besten vor dem Notartermin — dann reicht ein Gang. Denken Sie beim Beschluss außerdem an das Ende: Die Bestellung gilt höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Ein Beschluss ohne Enddatum ist kein unbefristeter.

Für den Notartermin gibt es die Vorlage „Niederschrift über den Bestellungsbeschluss" weiter unten auf dieser Seite — zum Ausdrucken und Mitnehmen. Und im Portal halten Sie unter Standortbestimmung fest, ob der Nachweis vorliegt: „beglaubigt am …", dazu die Urkunde aus Ihrer Ablage. Führen Sie keinen — weil Ihre Bank sich mit dem Protokoll begnügt hat oder Sie es anders geregelt haben —, schreiben Sie das dort als Vermerk hin; dann fragt das Portal nicht wieder.

Belegqualität: § 26 Abs. 1 bis 4 und § 24 Abs. 6 WEG sind am Normtext geprüft. Dass Banken gerade diese Urkunde verlangen, ist Praxisbeobachtung und keine Norm — fragen Sie Ihr Institut. Dass die öffentliche Beglaubigung beim Notar geschieht, ist ebenfalls Praxis; die §§ 129 BGB und 40 BeurkG sind dafür nicht am Wortlaut nachgelesen.

2. Die Frage der Zertifizierung einmal klären

Zwei Fragen werden hier ständig vermengt, und sie sind unabhängig voneinander zu prüfen.

Die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO trifft die gewerbsmäßige Verwaltung. Wer als Eigentümer die eigene Gemeinschaft ohne Gewinnerzielungsabsicht verwaltet, braucht sie nicht — der Anknüpfungspunkt ist die Gewinnerzielungsabsicht, nicht der Umstand, dass es die eigene Gemeinschaft ist. Eine Aufwandsentschädigung in üblicher Höhe ändert daran nach gängiger Praxis nichts; wo die Grenze genau liegt, ist ungeklärt.

Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter ist etwas anderes. § 26a Abs. 1 WEG verpflichtet niemanden zur Prüfung; er schützt nur die Bezeichnung. Die Wirkung entsteht über § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG: Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Die drei Bedingungen stehen mit „und" nebeneinander; sie müssen alle drei erfüllt sein.

Zwei Folgen daraus, die man am Anfang wissen sollte. Erstens: Ein Drittel der Eigentümer kann die Zertifizierung jederzeit verlangen, auch in einer kleinen Gemeinschaft — dann greift die Ausnahme nicht mehr. Zweitens: Wer nicht Wohnungseigentümer dieser Gemeinschaft ist, erfüllt die Ausnahme nie, auch nicht bei vier Einheiten. Der Ehepartner ohne Eintrag im Grundbuch, das Beiratsmitglied ohne Eigentum, der hilfsbereite Nachbar: Bei ihnen entspricht die Bestellung ohne Zertifikat nicht mehr ordnungsmäßiger Verwaltung, und der Bestellungsbeschluss ist anfechtbar. Prüfen Sie deshalb einmal, wer genau im Grundbuch steht — nicht, wer im Haus wohnt.

Im Portal: Die Standortbestimmung Ihrer Gemeinschaft sagt Ihnen, wenn die Ausnahme nicht greift — weil neun oder mehr Sondereigentumsrechte bestehen oder weil für die bestellte Person keine eigene Einheit hinterlegt ist. Steht die Wiederbestellung an, erinnert sie zusätzlich an die Drittel-Frage, bevor abgestimmt wird. Ob jemand die Zertifizierung verlangt, weiß nur Ihre Gemeinschaft; das Portal fragt danach, es rät nicht.

Belegqualität: § 26a Abs. 1 und § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG sind im Wortlaut geprüft, ebenso die Anwendbarkeit seit dem 1. Dezember 2023 (§ 48 Abs. 4 WEG). Die Einordnung der Aufwandsentschädigung bei § 34c GewO ist ungeprüft und in der Literatur umstritten.

3. Die Unterlagen anfordern — schriftlich, mit Liste und mit Frist

Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht der Person oder Firma, die sie verwahrt hat. Der ausgeschiedene Verwalter hat sie herauszugeben; die Grundlage ist die Herausgabepflicht des Beauftragten — er muss alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt (§ 667 BGB über den Verwaltervertrag). Jeder einzelne Eigentümer kann außerdem von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG) — was voraussetzt, dass sie da sind.

Fordern Sie deshalb schriftlich an, mit Liste und mit einem Datum. Eine mündliche Zusage ist im Streitfall nichts wert, und eine Liste macht sichtbar, was fehlt. Quittieren Sie den Empfang Position für Position; was nicht kommt, bekommt einen Vermerk „fehlt, nachgefordert am …" statt eines Häkchens. Das ist keine Unfreundlichkeit, sondern die einzige Art, später zu wissen, wo eine Lücke herkommt.

Das gehört auf die Liste:

• Die Beschlusssammlung. Sie ist vom jeweiligen Verwalter zu führen, fortlaufend einzutragen und zu nummerieren (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Sie enthält den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung, den Wortlaut schriftlicher Beschlüsse mit Ort und Datum der Verkündung und die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen. Sie ist die wichtigste Einzelunterlage überhaupt: Was dort nicht steht, weiß niemand mehr. Sie müssen sie lückenlos an der Stelle weiterführen können, an der sie aufhört — verlangen Sie deshalb die laufende Nummer des letzten Eintrags.
• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung mit allen Nachträgen. Sie bestimmen, was Sonder- und was Gemeinschaftseigentum ist, und sie enthalten in aller Regel die Verteilerschlüssel, die von der gesetzlichen Regel abweichen.
• Protokolle aller Versammlungen, so weit zurück, wie sie vorhanden sind — nicht nur die der letzten drei Jahre.
• Verträge: Versorgung (Strom, Gas, Fernwärme, Wasser), Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, Aufzugswartung, Heizungswartung, Messdienst, Kabel oder Glasfaser. Jeweils mit Kundennummer, Laufzeit und Kündigungsfrist.
• Versicherungspolicen: Gebäude, Haftpflicht der Gemeinschaft, gegebenenfalls Elementar, Gewässerschaden, Glas — samt Schadenshistorie und dem Stand offener Schadensfälle.
• Prüfprotokolle und Wartungsnachweise: Aufzug, Feuerstätten und Abgasanlagen, Trinkwasser (Legionellen), Elektroanlagen, Rauchwarnmelder, Blitzschutz, Spielplatz. Aus ihnen entsteht Ihr Fristenkalender — und jede Lücke ist eine Verkehrssicherungspflicht, die niemand mehr im Blick hat.
• Die letzte Jahresabrechnung und der letzte Vermögensbericht (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG) sowie der zugehörige Beschluss.
• Der letzte Wirtschaftsplan — er ist die Grundlage von Abschnitt 6 und wird dort noch einmal gebraucht.
• Belege und Kontoauszüge der zurückliegenden Jahre. Verlangen Sie sie so weit zurück, wie die Verwaltung sie hat; zehn Jahre sind eine übliche Größenordnung, gestützt auf handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen, nicht auf eine Norm des WEG.
• Die Eigentümerliste mit Namen, Anschriften, Miteigentumsanteilen, E-Mail-Adressen und der Angabe, welche Einheit vermietet ist.
• Offene Vorgänge: laufende Gerichtsverfahren, Mahnverfahren, gemeldete Schäden, erteilte, aber noch nicht ausgeführte Aufträge — jeweils mit Stand, nächster Frist und Ansprechpartner.
• Schlüssel und Zugänge: Haus, Keller, Dachboden, Heizung, Müllplatz, Schließanlage samt Sicherungskarte, und die Zugänge zu Portalen von Versorgern und Messdiensten. Zählen Sie die Schlüssel und schreiben Sie die Zahl auf.

Im Portal: Für die Anforderung und die Empfangsquittung gibt es die Vorlage „Übergabe beim Verwalterwechsel" (unten verlinkt). Die Unterlagen selbst gehören danach in die Dokumentenablage Ihrer Gemeinschaft, die Beschlüsse in die Beschlusssammlung — beides finden Sie im Menü Ihrer Gemeinschaft.

Belegqualität: § 24 Abs. 7 und 8 WEG, § 18 Abs. 4 WEG und der Wortlaut des § 667 BGB sind geprüft. Dass § 667 BGB über den Verwaltervertrag auf den WEG-Verwalter anzuwenden ist, entspricht der gängigen Auffassung, ist hier aber nicht durch Rechtsprechung belegt — ungeprüft. Ob und wann der bisherige Verwalter die Unterlagen wegen offener Forderungen zurückbehalten darf, ist hier ebenfalls nicht geprüft; im Streit gehört das zur Beratung.

4. Die Anfangsbestände zum Stichtag festhalten

Der Vermögensbericht muss den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthalten (§ 28 Abs. 4 WEG). Er hat damit einen Anfang, und dieser Anfang ist der Tag, an dem Sie übernehmen. Wer diesen Tag nicht festhält, hat später keinen Anfang mehr, sondern nur noch eine Schätzung.

Lassen Sie sich auf den Stichtag genau bestätigen:

• den Stand des Girokontos und den Stand des Rücklagenkontos, jeweils mit Kontoauszug;
• die offenen Hausgeldrückstände je Einheit — nicht als Summe, sondern Einheit für Einheit, getrennt nach Hausgeldvorschuss, Rücklagenvorschuss und Abrechnungsspitze, jeweils mit ursprünglicher Fälligkeit;
• laufende Mahnverfahren und Titel mit Aktenzeichen und Stand;
• beschlossene, aber noch nicht vollständig eingezogene Sonderumlagen — wer hat gezahlt, wer nicht;
• Verbindlichkeiten der Gemeinschaft: offene Handwerkerrechnungen, ein laufendes Darlehen, Verpflichtungen aus erteilten Aufträgen;
• Guthaben und Nachzahlungen aus der letzten Abrechnung, die noch nicht verrechnet sind.

Fragen Sie ausdrücklich nach Zahlungen, die noch vom alten Konto abgehen. Hat die bisherige Verwaltung im Übergangsjahr vor der Auflösung noch Rechnungen der Gemeinschaft von ihrem eigenen Konto bezahlt, sind das Ausgaben der Gemeinschaft, die auf keinem Auszug Ihres neuen Kontos stehen. Ihre erste Abrechnung stimmt dann gegen die Bank und trotzdem nicht mit der Wirklichkeit überein — das ist der unauffälligste Fehler dieser ganzen Liste. Verlangen Sie für diesen Zeitraum eine Aufstellung.

Im Portal: Für diese Liste gibt es eine eigene Seite. Die Karte mit Ihren ersten Schritten führt Sie mit „Anfangsbestände zum Stichtag festhalten" dorthin, während der Übernahme auch die Checkliste „Verwalterwechsel“; über die Suche finden Sie sie unter „Übernahme vom bisherigen Verwalter". Festgehalten werden Kontostände, Rückstände je Einheit, Mahnverfahren und offene Sonderumlagen — jeweils auf den Übernahmetag und mit der Beleglage daneben, damit „von der Verwaltung bestätigt" und „selbst geschätzt" nicht dasselbe Gewicht bekommen. Bei einem Hausgeldrückstand tragen Sie zusätzlich Forderungsart und ursprüngliche Fälligkeit ein. Damit führt das Portal die Forderung unter „Offene Hausgelder" fort: Zahlungen nach der Übernahme werden zugeordnet, Zinsen und Verjährung bleiben prüfbar und eine Mahnung greift auf denselben Stand zu. Das Portal rechnet Forderungen und Zahlungen bis einschließlich Stichtag nicht noch einmal — sie stecken bereits im übernommenen offenen Betrag. Was noch fehlt, steht als Lücke da und blockiert nichts. Kontostände bleiben reine Anfangsbestände; eine Korrektur verschiebt keine festgestellte Jahresabrechnung.

Dieselbe Seite beantwortet den Absatz davor. Sobald der Bestand des alten Kontos eingegangen ist, hält sie ihn neben das, was Ihnen bestätigt wurde. Kommt weniger an, ist genau das die Spur zu den Zahlungen, die noch vom alten Konto abgingen — sonst findet sie niemand.

5. Bank und Zahlungsverkehr

Mit der Bestellung vertritt der Verwalter die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b Abs. 1 WEG). Für das Konto braucht die Bank trotzdem ihre eigene Urkunde — den Nachweis aus Abschnitt 1. Was zu tun ist:

• Kontovollmacht umschreiben und die Vollmacht der bisherigen Verwaltung löschen lassen. Achten Sie darauf, dass es keine Lücke gibt, in der niemand zahlen kann: Ein unbezahlter Versicherungsbeitrag ist im Schadensfall teuer.
• Ein eigenes Konto der Gemeinschaft, falls es noch keines gibt. Das Geld der Gemeinschaft darf nicht auf einem Konto liegen, das auf eine Person lautet; das gilt für die bisherige Verwaltung wie für Sie.
• Gläubiger-Identifikationsnummer und SEPA-Lastschriftmandate. Die Bundesbank vergibt die Gläubiger-ID einer Gemeinschaft auf die Gemeinschaft selbst, mit der Anschrift des Hauses und nicht der des Verwalters; ein Wechsel des Verwalters verlangt keine neue. Lief der Einzug unter dieser Kennung, bleiben Gläubiger-ID und Mandate bestehen — es wechselt nur, wer die Lastschriften einreichen darf. Lassen Sie sich die Gläubiger-ID und den Bestand der Mandate übergeben und prüfen Sie, auf wen die Gläubiger-ID lautet: Manche Verwaltungen ziehen unter ihrer eigenen Kennung ein. Dann ist ein Wechsel des Gläubigers nötig — die Mandate müssen geändert oder neu eingeholt werden; wie, klären Sie mit Ihrer Bank. Prüfen Sie auch, ob es überhaupt Mandate gibt: Viele Gemeinschaften ziehen das Hausgeld nicht ein, sondern lassen es überweisen. Wo Mandate fehlen oder nicht auffindbar sind, holen Sie sie neu ein.
• Daueraufträge durchgehen: Versicherung, Hausmeister, Abschläge an Versorger, die monatliche Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Jeder Dauerauftrag, der beim Kontowechsel verloren geht, fällt erst auf, wenn eine Mahnung kommt.

Ein Sonderfall, der jedes Mal auftritt. Wenn die bisherige Verwaltung ihr Konto auflöst, überweist sie den Bestand auf Ihr neues Konto. Dieser Eingang ist keine Einnahme. Es ist Geld der Gemeinschaft, das von einem Konto auf ein anderes wechselt. Als Einnahme gebucht erzeugt er einen Überschuss, den niemand eingezahlt hat — und der würde nach dem Verteilerschlüssel als Guthaben an die Eigentümer ausgeschüttet, die ihn im nächsten Jahr wieder aufbringen müssten. Er ist auch kein nachträglicher Anfangssaldo des Kontos: Der Anfangsbestand war null, das Geld kam erst später, und die Abstimmung gegen den Kontoauszug ist der einzige harte Prüfstein, den eine WEG-Buchhaltung hat. Behandeln Sie den Betrag als Bestandsübernahme: eine Bewegung, die das Konto verändert, aber nicht das Vermögen der Gemeinschaft. Sie gehört in die Kontenentwicklung und in den Vermögensbericht, niemals in die verteilten Einnahmen.

Belegqualität: § 9b Abs. 1 WEG ist geprüft. Dass die Gläubiger-ID auf die Gemeinschaft mit der Anschrift des Objekts zu beantragen ist und ein Namens- oder Personenwechsel ohne Identitätswechsel keine neue verlangt, ist an den Seiten der Deutschen Bundesbank geprüft; dass der Verwalterwechsel die Identität der Gemeinschaft nicht ändert, ist daraus abgeleitet. Der Fortbestand der Mandate und der Weg beim Gläubigerwechsel folgen dem SEPA-Regelwerk, das wir nicht nachgelesen haben — fragen Sie im Zweifel Ihre Bank. Die Einordnung der Bestandsübernahme folgt aus dem Charakter der Jahresabrechnung als Einnahmen- und Ausgabenrechnung (§ 28 Abs. 2 S. 2 WEG); die Buchungspraxis dazu ist keine gesetzliche Vorgabe.

6. Was aus dem letzten Wirtschaftsplan ins Portal gehört

Für jede Gemeinschaft gilt eine Menge stiller Regeln: welche Kostenarten es gibt, nach welchem Schlüssel jede verteilt wird, welche Kosten nur die Garageneigentümer tragen, wie Heizung und Wasser abgegrenzt werden. Diese Regeln stehen nirgends als Text — sie stehen implizit im letzten Wirtschaftsplan der bisherigen Verwaltung. Und den gibt es immer: Der Verwalter hat für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen (§ 28 Abs. 1 WEG).

Nehmen Sie den letzten Plan und schreiben Sie ihn ab, bevor die alten Systeme abgeschaltet werden. Vier Dinge:

• Den Kontenplan — welche Kostenarten die Gemeinschaft kennt und wie sie heißen. Übernehmen Sie die Bezeichnungen; Eigentümer erkennen ihre Abrechnung sonst nicht wieder.
• Die Verteilerschlüssel je Kostenart. Prüfen Sie sie gegen die Teilungserklärung: Weicht der Plan von ihr ab, gibt es dafür entweder einen Beschluss oder einen Fehler, und beides sollten Sie kennen, bevor Sie es fortschreiben.
• Die Kostenkreise — Positionen, die nur eine Teilmenge der Einheiten betreffen (Aufzug erst ab dem ersten Obergeschoss, Garagen, ein Gewerbeteil).
• Die Abgrenzung bei Heizung, Warmwasser und Wasser: welcher Zeitraum welchem Abrechnungsjahr zugeordnet wird.

Dazu gehört eine Angabe, die kein Wirtschaftsplan enthält und die Sie selbst erheben müssen: die Zahl der Personen je Einheit. Sie ist die Grundlage jedes Personenschlüssels — für Müllabfuhr, Kaltwasser oder Allgemeinstrom rechnen viele Gemeinschaften danach. Fehlt sie, rechnet Ihr erster Wirtschaftsplan an diesen Stellen mit null. Fragen Sie die Eigentümer, schreiben Sie das Datum der Erhebung dazu und aktualisieren Sie sie einmal im Jahr.

Im Portal: Ihre ersten Schritte und die Checkliste „Verwalterwechsel“ führen mit dem Schritt „Abrechnungsstammdaten aus dem letzten Wirtschaftsplan übernehmen" direkt auf die vier Seiten Kontenplan, Verteilerschlüssel, Kostenkreise und Abgrenzung; die Personen je Einheit stehen unter Abrechnung → Schlüssel → Personen.

7. Verträge, Versicherungen und Behörden umstellen

Nach außen vertreten Sie die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 1 WEG) — aber nur, wenn die andere Seite davon weiß. Sonst geht die nächste Rechnung, die nächste Wartungsankündigung und die nächste Schadensmeldung an eine Adresse, an der niemand mehr sitzt.

Schreiben Sie ein kurzes Rundschreiben an alle Vertragspartner: Versorger, Versicherer, Wartungsfirmen, Messdienst, Hausmeister, Schornsteinfeger, Bank, die Stellen, von denen die Gemeinschaft selbst Bescheide bekommt (etwa die Gemeinde), und, wo vorhanden, die Kabel- oder Glasfaseranbieter. Hinein gehören Name und Anschrift der neuen Verwaltung, die E-Mail-Adresse der Gemeinschaft, der Stichtag und die Kundennummer. Bitten Sie im selben Schreiben darum, Rechnungen künftig per E-Mail an die Adresse der Gemeinschaft zu senden — das erspart Ihnen Papier und den nächsten Wechsel halb.

Die Grundsteuer gehört in aller Regel nicht in diese Liste. Sie schuldet, wem die Wohnung oder das Teileigentum zugerechnet ist — also jeder Eigentümer für seine eigene Einheit, nicht die Gemeinschaft. Den Grundsteuerbescheid bekommt deshalb nicht die Verwaltung, und vom Verwalterwechsel muss die Grundsteuerstelle nichts erfahren. Anders ist es nur, wenn die Gemeinschaft selbst ein Grundstück oder eine Einheit besitzt, etwa eine Hausmeisterwohnung oder eine hinzugekaufte Stellplatzfläche: Für diesen Besitz ist sie selbst steuerpflichtig, und dann bekommt die Grundsteuerstelle der Gemeinde für genau diesen Besitz dasselbe Schreiben wie die übrigen Vertragspartner.

Richten Sie diese E-Mail-Adresse vorher ein, und richten Sie sie so ein, dass sie der Gemeinschaft gehört und nicht Ihrem privaten Postfach. Beim nächsten Verwalterwechsel bleibt sie dann, wo sie ist. Prüfen Sie außerdem, ob die Gebäudeversicherung noch zum Haus passt und ob es eine Haftpflicht der Gemeinschaft gibt; das ist der Moment, in dem man die Policen ohnehin in der Hand hat.

Im Portal: Die Dienstleisterliste Ihrer Gemeinschaft nimmt Versorger, Wartung und Versicherung mit Kundennummern auf; die E-Mail-Adresse der Gemeinschaft tragen Sie unter Einstellungen → „Kommunikation der Gemeinschaft“ ein. Über die Karte „Wechsel mitteilen“ auf der Dienstleisterseite erzeugt das Portal daraus je Betrieb ein fertiges Schreiben — neuer Ansprechpartner, neue Zustelladresse, Bitte um Bestätigung, und im selben Zug die Bitte um Rechnungen per E-Mail. Wer eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, bekommt es auf Knopfdruck; für die übrigen drucken Sie die Seite aus und schicken den Brief per Post.

Belegqualität: § 9b Abs. 1 WEG ist geprüft, ebenso § 10 Abs. 1 GrStG (Steuerschuldner ist, wem der Steuergegenstand zugerechnet ist) und § 244 Abs. 3 Nr. 3 BewG (jedes Wohnungseigentum ist ein eigenes Grundstück). Dass die Gemeinschaft für eigenen Besitz selbst steuerpflichtig ist, ist daraus abgeleitet und nicht eigens geprüft; die Länder mit eigenem Grundsteuergesetz (Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg, Hessen, Niedersachsen) haben wir nicht einzeln nachgelesen.

8. Ein Jahr später: die erste eigene Abrechnung gegen die letzte fremde halten

Der letzte Punkt hat Zeit — genau ein Jahr. Wenn Sie Ihre erste eigene Jahresabrechnung fertig haben, halten Sie sie neben die letzte Abrechnung der bisherigen Verwaltung, bevor die Versammlung darüber beschließt. Verglichen werden je Einheit der Kostenanteil und die Abrechnungsspitze — die zwei Zahlen, die jeder Eigentümer nachrechnet.

Eine Abweichung ist erst einmal kein Fehler, sondern eine Frage. Vielleicht hat die Gemeinschaft einen Schlüssel geändert, vielleicht wurde anders abgegrenzt, vielleicht hat die alte Abrechnung falsch gerechnet — das kommt vor und ist oft genau der Grund, warum eine Gemeinschaft wechselt. Wichtig ist nur, dass Sie die Frage vor dem Beschluss stellen und nicht erst, wenn ein Eigentümer sie stellt.

Und schauen Sie sich jede Einheit einzeln an, nicht nur die Summe: Zwei Einheiten, von denen die eine zehn Euro zu viel und die andere zehn Euro zu wenig trägt, ergeben eine tadellose Gesamtsumme und zwei falsche Einzelabrechnungen. Das ist der teuerste Fehler, weil er die Summenprobe besteht.

Im Portal: Auf der Seite der Jahresabrechnung gibt es dafür den Vergleich mit der Vorabrechnung — Sie tragen die Werte der alten Abrechnung ein und sehen die Abweichung je Einheit.

Was dieser Ratgeber nicht leisten kann

Er sagt Ihnen, worauf es ankommt, und nennt die Normen dazu. Er prüft nicht Ihren Fall. Ob der Bestellungsbeschluss Ihrer Gemeinschaft wirksam ist, ob die bisherige Verwaltung Unterlagen zurückbehalten darf, ob eine bestimmte Abweichung in der Altabrechnung ein Fehler ist — das sind Fragen des Einzelfalls, und sie gehören zu einer Rechtsberatung. Wo dieser Text „in der Regel" oder „nach gängiger Praxis" sagt, ist genau das gemeint: eine Beobachtung, kein Rechtssatz.

Kurz gefasst

• Die Übernahme hat ein Zeitfenster. Es schließt sich, wenn die bisherige Verwaltung ihre Konten schließt — alles, was von dort kommen muss, kommt zuerst.
• Der beglaubigte Nachweis Ihrer Bestellung (§ 26 Abs. 4 WEG) ist der Schlüssel zur Bank. Notartermin früh vereinbaren, vorher die Bank fragen.
• Unterlagen schriftlich und mit Liste anfordern, Empfang Position für Position quittieren. Voran die Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).
• Anfangsbestände auf den Stichtag bestätigen lassen — Konten, Rückstände je Einheit, Mahnverfahren, Sonderumlagen. Und nach Zahlungen fragen, die noch vom alten Konto abgingen.
• Der Geldeingang aus der Kontoauflösung ist eine Bestandsübernahme, keine Einnahme. Als Einnahme gebucht verteilt er Vermögen der Gemeinschaft an die Eigentümer.
• Kontenplan, Verteilerschlüssel, Kostenkreise und Abgrenzung stehen im letzten Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG). Die Personen je Einheit müssen Sie selbst erheben.
• Zertifizierung: unter neun Einheiten und mit einem Eigentümer als Verwalter nicht nötig — es sei denn, ein Drittel verlangt sie (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Wer kein Eigentümer ist, fällt nie unter die Ausnahme.
• Nach einem Jahr die erste eigene Abrechnung gegen die letzte fremde halten — je Einheit, nicht nur in der Summe.