Jahresabrechnung prüfen: So geht der Verwaltungsbeirat vor
Belege, Kontostände, Verteilerschlüssel: Mit dieser Vorgehensweise prüft der Beirat die Jahresabrechnung nach § 29 WEG — inklusive Checkliste.
Von beschlussreif.de · Redaktionell aktualisiert am · Über diesen Ratgeber
Das Wichtigste zuerst
Die Prüfung verbindet Bankabgleich, Belegkontrolle und nachvollziehbare Verteilung. Der Beirat dokumentiert offene Fragen und seine Stellungnahme; eine rechnerisch ausgeglichene Abrechnung kann trotzdem falsch zugeordnete Kosten enthalten.
Schritt für Schritt
- Vollständige Unterlagen und Prüfzugang vereinbaren.
- Bankbestände und Zahlungsbewegungen abstimmen.
- Belege, Zuordnungen und Verteilerschlüssel prüfen.
- Feststellungen mit Rückfragen und Ergebnis dokumentieren.
Vor den Zahlungsbeschlüssen nach § 28 Abs. 1 und 2 WEG soll ein vorhandener Beirat Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen und eine Stellungnahme abgeben (§ 29 Abs. 2 WEG). Beschlossen werden Vorschüsse beziehungsweise Nachschüsse und Anpassungen der Vorschüsse, nicht das gesamte Rechenwerk als solches.
Was geprüft wird — und was nicht
Geprüft wird auf rechnerische und sachliche Richtigkeit: Stimmen die Zahlen, gehören die Ausgaben zur Gemeinschaft, sind sie richtig verteilt? Der Beirat unterstützt und überwacht außerdem den Verwalter. Auffällige, nicht nachvollziehbare oder möglicherweise unwirtschaftliche Ausgaben gehören deshalb in seine Rückfragen und Stellungnahme. Die Prüfung ist kein uneingeschränktes Richtigkeitszertifikat.
Die Prüfung in vier Schritten
- Kontenabgleich: Anfangs- und Endbestände aller Konten mit den Bankauszügen vergleichen. Die Differenz muss sich aus Einnahmen und Ausgaben der Abrechnung ergeben — das ist die Grundprobe, die Manipulationen am schnellsten aufdeckt.
- Belegprüfung: Stichprobe quer durch die Kostenarten plus alle großen Einzelbeträge. Je Beleg drei Fragen: Gibt es die Rechnung? Passt sie zur Leistung? Passt die Zahlung zur Rechnung?
- Verteilerschlüssel: Werden die Kosten so verteilt, wie Teilungserklärung und Beschlüsse es vorgeben — Miteigentumsanteile, Einheiten, Verbrauch? Die verteilten Kosten müssen in Summe nachvollziehbar aufgehen. Unterschiede zwischen zahlungsbezogener Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen, insbesondere bei Heizkosten, müssen durch eine Überleitung erklärt werden.
- Rücklage und Vermögensbericht: Entwicklung der Erhaltungsrücklage nachvollziehen und mit dem Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG) abgleichen.
Das Ergebnis: ein Prüfbericht mit Empfehlung
Der Beirat fasst seine Prüfung in einem kurzen Bericht zusammen: Was wurde geprüft, was ist aufgefallen, welche Empfehlung geht an die Versammlung — beschließen, mit Einschränkungen beschließen oder zurückstellen. Der Bericht gehört zur Versammlungsunterlage und später in die Ablage der Gemeinschaft.
Häufige Befunde in kleinen Gemeinschaften
- Versicherungserstattungen, die nicht gegengebucht wurden
- Kosten des Sondereigentums, die in der Gemeinschaftsabrechnung gelandet sind
- Verteilerschlüssel, die stillschweigend von der Teilungserklärung abweichen
- fehlende Belege für Barauslagen
Keiner dieser Befunde ist ein Drama — gefunden und angesprochen werden müssen sie trotzdem. Genau dafür ist die Prüfung da.
Ein Beispiel aus dem Verwaltungsalltag
Fiktives Beispiel – keine Daten einer realen Gemeinschaft.
Der Beirat findet eine Wartungsrechnung zweimal in der Liste. Er vergleicht Belegnummer und Bankzahlung und hält Korrektur und erneute Prüfung im Bericht fest.
Tipps für die Selbstverwaltung
- Beginnen Sie mit Bankbeständen und größeren oder ungewöhnlichen Buchungen.
- Kennzeichnen Sie Stichproben ausdrücklich; behaupten Sie keine Vollprüfung.
Ihre Checkliste
Zum Abhaken oder Ausdrucken. Ihre Häkchen werden nicht gespeichert.
Quellen und Grundlagen
- § 28 WEG – Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht
- § 16 WEG – Kostenverteilung
- § 29 WEG – Verwaltungsbeirat
Gesetzliche Anforderungen, Vereinbarungen Ihrer Gemeinschaft und praktische Empfehlungen sind zu unterscheiden. Der redaktionelle Stand ist keine individuelle rechtliche Prüfung.