§ 35a EStG: Arbeitskosten der WEG richtig für die Steuer ausweisen

Ein Ausweis der Arbeitskosten kann Selbstnutzern und Mietern eine Steuerermäßigung nach § 35a EStG ermöglichen. Die Bescheinigung allein begründet keinen Anspruch: Haushalt, Kostentragung, Zahlung und weitere Voraussetzungen müssen passen. Die Ermäßigung mindert die Einkommensteuer; ohne ausreichend verbleibende Steuer entsteht weder eine Auszahlung noch ein Vortrag des ungenutzten Vorteils.

Zwei Töpfe, zwei Höchstbeträge

Das Gesetz kennt für die WEG-Abrechnung zwei einschlägige Töpfe:

• Haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a Abs. 2 EStG) — Hausmeister, Treppenhaus- und Glasreinigung, Gartenpflege, Winterdienst. 20 Prozent der Arbeitskosten, höchstens 4.000,00 € Ermäßigung im Jahr. Ausgeschöpft ist der Topf bei 20.000,00 € Arbeitskosten.
• Handwerkerleistungen (§ 35a Abs. 3 EStG) — Wartung, Reparatur, Sanierung, Schornsteinfeger, wiederkehrende Prüfungen. Ebenfalls 20 Prozent, aber höchstens 1.200,00 €; erreicht bei 6.000,00 € Arbeitskosten.

Die jährlichen Höchstbeträge werden haushaltsbezogen angewendet. Zwei Alleinstehende in einem gemeinsamen Haushalt können sie insgesamt jeweils nur einmal nutzen. Auch mehrere eigene Wohnungen vervielfachen die Grenzen nicht. Die Gemeinschaft kann deshalb nie sagen, wie viel Steuer jemand tatsächlich spart — sie weist die Beträge aus, rechnen muss das Finanzamt.

Nur Arbeitskosten. Kein Material.

Begünstigt sind ausschließlich Arbeits-, Maschinen-, Fahrt- und Anfahrtkosten einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Materialkosten bleiben außer Ansatz (§ 35a Abs. 5 Satz 2 EStG). Bei der Handwerkerrechnung über 476 Euro, von denen 312,50 Euro Arbeitszeit und 163,50 Euro Material sind, zählen also nur die 312,50 Euro.

Bar bezahlt heißt: verloren

§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG verlangt zweierlei: eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Leistenden. Überweisung und Lastschrift sind in Ordnung, die Barzahlung an der Haustür nicht — auch nicht mit Quittung. Für eine Gemeinschaft, die ohnehin über ihr Girokonto zahlt, ist das kein Problem; es wird eines, sobald jemand die Handkasse benutzt.

Der häufigste Fehler: kein gesonderter Ausweis

Viele Rechnungen nennen nur eine Summe. Nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 9. November 2016) muss der Rechnungsaussteller den Arbeitskostenanteil ausweisen; eine Schätzung durch den Steuerpflichtigen ist unzulässig. Zulässig ist dagegen eine prozentuale Aufteilung durch den Betrieb — und die darf er auch nachträglich als ergänzende Bescheinigung liefern.

Praktisch heißt das: Fehlt der Ausweis, fragen Sie nach. Im Belegbuch bietet jede Buchung auf einem einschlägigen Konto ein fertiges Anschreiben zum Kopieren an. Noch besser ist Vorbeugen — nehmen Sie den Satz gleich in die Beauftragung auf:

Bitte weisen Sie in Ihrer Rechnung den Anteil der Arbeitskosten (Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer) gesondert aus. Die Eigentümer der Gemeinschaft können diesen Anteil nach § 35a EStG steuerlich geltend machen; ohne gesonderten Ausweis ist das nicht möglich.

Bei Wartungsverträgen zahlt sich das jedes Jahr aufs Neue aus. Das Portal schlägt diesen Satz deshalb bei jeder Anfrage an einen Betrieb vor; abwählen können Sie ihn, wo es um eine reine Materiallieferung geht.

Eine gerichtliche Schätzung im Einzelfall ist keine allgemeine Erlaubnis, fehlende Arbeitskosten selbst zu schätzen. Für einen belastbaren Nachweis sollte der Betrieb die Aufteilung bestätigen; das BMF-Schreiben unterscheidet ausdrücklich den Ausweis durch den Rechnungsaussteller von der unzulässigen eigenen Schätzung.

Was der Verwalter liefern muss

Eigentümer können die Verwaltungsunterlagen einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG). Für den steuerlichen Nachweis werden die anteiligen Beträge nachvollziehbar in der Abrechnung oder einer Bescheinigung ausgewiesen, etwa als Anlage zur Einzelabrechnung. Ein Muster dafür enthält die Anlage 2 des genannten BMF-Schreibens. Verteilt wird nach genau demselben Schlüssel wie die zugrunde liegenden Kosten; an der Abrechnung selbst ändert die Anlage keinen Cent, sie ist reine Information.

In diesem Portal entsteht die Anlage von allein: Beim Buchen wird neben dem Rechnungsbetrag der Arbeitskostenanteil und der Topf erfasst, die Belegerkennung liest ihn aus dem PDF mit, wo er dasteht, und die Hausgeldabrechnung führt beides je Einheit zusammen — samt Summenprobe.

Wer darf absetzen — Eigentümer oder Mieter?

Das ist eine andere Frage als die nach dem Topf, und sie wird oft mit ihr verwechselt. Die beiden Merkmale sind unabhängig voneinander: Die Umlagefähigkeit entscheidet darüber, wer den Betrag geltend machen darf, der Topf des § 35a EStG darüber, welcher Höchstbetrag gilt — 4.000,00 € bei haushaltsnahen Dienstleistungen (Abs. 2), 1.200,00 € bei Handwerkerleistungen (Abs. 3).

Beides hängt nicht zusammen: Die Aufzugswartung ist umlagefähig (§ 2 Nr. 7 BetrKV) und Handwerkerleistung, der Hauswart ist umlagefähig und haushaltsnah, die Reparatur am Dach ist nicht umlagefähig und Handwerkerleistung. Deshalb gliedert die Bescheinigung dieses Portals zuerst nach der Umlagefähigkeit und nennt den Topf darin: Wer vermietet, gibt den umlagefähigen Block über die Betriebskostenabrechnung an seinen Mieter weiter — dieser hat die Kosten getragen und macht sie geltend. Den nicht umlagefähigen Block benötigt der vermietende Eigentümer gegebenenfalls als Nachweis für Werbungskosten. Er wird dadurch nicht zu einem eigenen §-35a-Vorteil des Vermieters: Soweit Kosten Werbungskosten darstellen, ist § 35a ausgeschlossen. Bei Selbstnutzung können auch nicht umlagefähige Handwerkerkosten unter den übrigen Voraussetzungen begünstigt sein.

Ein Fall, der regelmäßig falsch gebucht wird: die Heizungswartung. Sie ist keine Instandsetzung, sondern Betriebskostenart nach § 2 Nr. 4a BetrKV — „einschließlich der Kosten der Reinigung und Wartung“. Sie gehört damit auf das Heizkostenkonto, ist umlagefähig und trotzdem eine Handwerkerleistung im Sinne des § 35a Abs. 3 EStG. Die Reparatur des Kessels dagegen ist Instandsetzung und nicht als Betriebskosten umlagefähig. Die steuerliche Behandlung hängt insbesondere von Vermietung oder Selbstnutzung ab.

Die Wohnung ist mitten im Jahr verkauft worden

Empfänger der WEG-Abrechnung und steuerlich berechtigte Person sind getrennt zu prüfen. Maßgeblich sind insbesondere der jeweilige Haushalt, der Übergang von Nutzen und Lasten, die getragenen Aufwendungen und das Berücksichtigungsjahr. Das BMF-Wahlrecht zum Jahr der Geltendmachung überträgt nicht automatisch Kosten des Verkäufers auf den Käufer.

Eine Aufteilung nach Besitztagen ist allein noch kein steuerlicher Nachweis. Gerade eine einzelne Reparatur darf nicht ungeprüft wie eine gleichmäßig über das Jahr erbrachte Leistung verteilt werden. Klären Sie den Wechsel mit den Beteiligten und gegebenenfalls deren Steuerberatung. Bewahren Sie Rechnungen, Zahlungsdaten und nachvollziehbare Zuordnungen auf.

Nicht verwechseln mit der Nachzahlung. Die WEG-Abrechnungsspitze entsteht durch Beschluss nach § 28 Abs. 2 WEG und wird grundsätzlich dem dann maßgeblichen Eigentümer zugeordnet. Besondere Erwerbsfälle sind gesondert zu prüfen. Diese Forderungszuordnung beantwortet nicht die steuerliche Berechtigung nach § 35a EStG.

Die individuelle steuerliche Zuordnung sollte bei Zweifeln mit der Steuerberatung geklärt werden.

Rücklage und Förderung gesondert prüfen

Die Einzahlung in die Erhaltungsrücklage ist noch keine begünstigte Handwerkerzahlung. Erst die Verwendung für begünstigte Leistungen ist relevant; das Berücksichtigungsjahr ist gesondert zu bestimmen. Für öffentlich durch zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse geförderte Handwerkermaßnahmen schließt § 35a Abs. 3 Satz 2 die Ermäßigung aus. Erstattete Kosten und eine doppelte steuerliche Berücksichtigung dürfen nicht als eigener Aufwand angesetzt werden.

Enthält eine Rechnung zweierlei?

Der Klassiker: eine Handwerkerrechnung über Heizungswartung und eine Reparatur, oder eine Stromrechnung für Tiefgarage und Hauslicht. Solche Rechnungen gehören aufgeteilt — auf mehrere Sachkonten, jede Position mit eigenem Betrag und eigenem Arbeitskostenanteil. Die Summe der Positionen muss den bezahlten Betrag centgenau treffen; alles andere ließe das Belegbuch vom Kontoauszug wegdriften.