Verwalterwechsel in der Gemeinschaft: die Übergabe an den Nachfolger

Wo ein Eigentümer die Gemeinschaft verwaltet, hängt viel an einer Person: Sie kennt die Bank, die Handwerker, die Ordner im Keller und das Portal. Solange sie da ist, merkt das niemand. Sobald sie ausfällt — durch Krankheit, Wegzug, einen Verkauf oder einen Todesfall —, merkt es die ganze Gemeinschaft auf einmal. Deshalb gehört dieses Thema auf den Tisch, bevor es eilig wird.

Dieser Ratgeber hat drei Teile. Eine Checkliste für die geplante Übergabe, die Sie ausdrucken und abhaken können. Einen Abschnitt für den Fall, dass es plötzlich passiert. Und die Antwort auf die Frage, was von der bisherigen Arbeit erhalten bleibt: alles.

Warum das Thema vor den Ernstfall gehört

Ein Amt, das an einer einzigen Person hängt, ist kein Risiko dieser Person. Es ist ein Risiko der Gemeinschaft. Ohne Verwalter vertreten die Eigentümer die Gemeinschaft nur noch gemeinschaftlich, also alle zusammen (§ 9b Abs. 1 WEG). Eine Versammlung kann dann nur noch der Beiratsvorsitz, seine Vertretung oder ein eigens ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Wer beides nicht hat, sitzt fest — und der Beschluss, der das heilen würde, braucht eine Versammlung.

Vorsorge ist einfach und kostet nichts: Eine zweite Person kennt das Portal, weiß, wo die Unterlagen liegen, und kann zur Not mit der Bank sprechen. Das ist keine Stellvertretung im Amt, sondern schlicht eine zweite Person, die Bescheid weiß. Im Portal heißt das: Eine zweite Person hat einen Verwaltungszugang — das geht ab dem Paket „Selbstverwaltung Plus". In den Paketen Basis und Kostenlos hat ihn nur eine Person; fällt diese aus, bleibt der Notweg über den Betreiber, der weiter unten beschrieben ist. Die Standortbestimmung Ihrer Gemeinschaft sagt Ihnen, was in Ihrem Paket zur Vorsorge gehört.

Checkliste: die geplante Übergabe

Die Reihenfolge ist absichtlich so gewählt. Erst kommt das Amt, dann das Geld, dann die Außenwelt, dann die Unterlagen und der Bericht — und der Verwaltungszugang ganz zuletzt, weil der Scheidende bis dahin noch alles nachtragen können muss. Drucken Sie diese Seite; die Checkliste unten fasst die neun Schritte in einer Zeile je Punkt zusammen.

Im Portal führt eine Checkliste durch dieselben Schritte: Die bisherige Verwaltung beginnt sie unter „Einstellungen“ → „Verwaltung übergeben“ mit „Übergabe vorbereiten“, danach steht sie unter „Erste Schritte“, bis der Wechsel abgeschlossen ist. Jeder Punkt führt zu der Seite, auf der er erledigt wird. Die Liste hier bleibt zum Ausdrucken.

1. Nachfolger finden und die Bestellung beschließen. Über die Bestellung entscheiden die Eigentümer per Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG). Die Amtszeit beträgt höchstens fünf Jahre; bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Der Scheidende wird im selben Zug abberufen, oder seine Amtszeit läuft aus. Ein Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Legen Sie im Beschluss fest, ab welchem Tag der Nachfolger das Amt führt — das ist der Stichtag für alles Weitere.

2. Den Nachweis der Bestellung beschaffen. Als Nachweis, wer Verwalter ist, genügt die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, wenn die Unterschriften darunter öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG). Unterschreiben müssen die Personen, die auch die Niederschrift unterschreiben: Versammlungsvorsitz, ein Eigentümer und, falls es einen gibt, der Beiratsvorsitz (§ 24 Abs. 6 WEG). Die Beglaubigung macht ein Notar. Banken verlangen in der Regel genau diese Urkunde; fragen Sie vorher, was Ihre Bank sehen will, damit Sie nicht zweimal zum Notar gehen.

3. Die Bank umstellen. Kontovollmacht auf den Nachfolger umschreiben, die Vollmacht des Scheidenden löschen, Online-Banking-Zugang neu einrichten. Prüfen Sie, wer künftig Lastschriften einreichen darf: Die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Lastschriftmandate laufen auf die Gemeinschaft, nicht auf die Person — sie bleiben. Gehen Sie die Daueraufträge durch, damit Versicherung, Hausmeister und Rücklage weiterlaufen. Sorgen Sie dafür, dass es zwischen altem und neuem Zugang keine Lücke gibt, in der niemand zahlen kann.

4. Die Außenwelt informieren. Mit der Bestellung vertritt der neue Verwalter die Gemeinschaft nach außen (§ 9b Abs. 1 WEG). Versorger, Versicherer, Wartungsfirmen, Hausmeister, Schornsteinfeger und Behörden brauchen den neuen Ansprechpartner und die neue Zustelladresse — sonst landet die nächste Rechnung beim Falschen. Ein kurzes Rundschreiben mit Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Stichtag reicht. Wenn die Post der Gemeinschaft an eine gemeinsame Adresse geht, ändert sich weniger; das ist ein guter Anlass, das so einzurichten.

5. Die Unterlagen übergeben. Voran die Beschlusssammlung: Sie ist vom Verwalter zu führen, fortlaufend nummeriert und lückenlos (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Der Nachfolger muss sie an genau der Stelle weiterführen können, an der sie aufhört. Dazu Teilungserklärung mit Nachträgen, Protokolle, Verträge, Versicherungspolicen, Prüfprotokolle, Belege, Kontoauszüge, Eigentümerliste und Schlüssel. Die Unterlagen sind Unterlagen der Gemeinschaft, nicht der Person, die sie verwahrt hat; übergeben Sie sie vollständig und quittieren Sie die Übergabe in einer Liste. Im Portal liegt das meiste bereits — was noch in einem Ordner steckt, gehört jetzt hinein. Was zum Stichtag offen ist, stellt im Portal die Übergabemappe auf einem Blatt zusammen.

6. Die Standortbestimmung im Portal nachziehen. Dort steht, wer bestellt ist und bis wann. Tragen Sie den Nachfolger und das Ende seiner Bestellung ein. Aus diesem Datum erinnert das Portal drei Monate vor Ablauf an die Wiederbestellung. Ein veralteter Eintrag ist schlimmer als keiner, weil er die Gemeinschaft in falscher Sicherheit wiegt.

7. Den Tätigkeitsbericht anlegen. Der Bericht über die Amtszeit, mit dem der Scheidende später um Entlastung bittet, entsteht jetzt — solange er noch seinen Verwaltungszugang hat. Nach der Übergabe kann er im Portal nichts mehr anlegen, sobald er nicht mehr zum Verwalter bestellt ist. Vorgelegt wird der Bericht in der Versammlung (letzter Schritt).

8. Zuletzt den Verwaltungszugang übergeben. Unter „Einstellungen" → „Verwaltung übergeben" gibt der Scheidende seinen Verwaltungszugang an den Nachfolger — in einem Zug, sodass die Gemeinschaft nie ohne jemanden dasteht, der im Portal etwas ändern kann. Ist der Scheidende noch zum Verwalter bestellt, behält er seinen Zugang, bis die Versammlung den Nachfolger bestellt hat und die Standortbestimmung ihn als bestellten Verwalter führt; danach kann er selbst nichts mehr ändern. Deshalb steht dieser Schritt am Ende. Andere Rollen im Portal, etwa die des Beirats, bleiben, wie sie sind.

9. Rechenschaft, Entlastung und Nachhaftung. Der Scheidende legt den im Portal angelegten Tätigkeitsbericht in der Versammlung vor und bittet sie um Entlastung. Einen Anspruch darauf gibt es nicht, und sie deckt nach gängiger Lesart nur das, was die Eigentümer wussten oder erkennen konnten — je vollständiger der Bericht, desto mehr wert ist sie. Prüfen Sie außerdem, ob eine Haftpflichtversicherung besteht und ob sie auch für Fehler einsteht, die erst Jahre nach dem Amtsende auffallen. Diese Nachhaftung ist der Punkt, der beim Abschied am häufigsten vergessen wird.

Wenn es plötzlich passiert

Krankheit, ein Todesfall, ein Wegzug ohne Übergabe: Dann fehlt nicht nur eine Person, sondern meist auch jede Vorbereitung. Die Gemeinschaft ist trotzdem nicht handlungsunfähig. Was gilt, in drei Sätzen:

• Die Gemeinschaft verwaltet sich selbst. Die Verwaltung des gemeinsamen Eigentums liegt bei der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht bei einer Person (§ 18 Abs. 1 WEG). Fehlt der Verwalter, vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 WEG). Das ist mühsam, aber es funktioniert — der Ratgeber zur Gemeinschaft ohne Verwalter beschreibt, wie.
• Der Beiratsvorsitz darf einladen. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann der Vorsitz des Verwaltungsbeirats, seine Vertretung oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Auf dieser Versammlung wird der Nachfolger bestellt. Hat der Beirat nur ein Mitglied, regelt das Gesetz den Vorsitz nicht ausdrücklich (§ 29 Abs. 1 WEG); nach der Gesetzesbegründung ist dieses Mitglied automatisch Vorsitzender. Die Standortbestimmung zeigt Ihnen, ob in Ihrer Gemeinschaft jemand einberufen darf, und wenn nicht, welche Schritte helfen.
• Notmaßnahmen darf jeder treffen. Droht dem gemeinschaftlichen Eigentum unmittelbar ein Schaden — der Rohrbruch am Wochenende —, darf jeder Eigentümer ohne Zustimmung der anderen tun, was zur Abwendung nötig ist (§ 18 Abs. 3 WEG). Der sichere Weg ist, den Handwerker im eigenen Namen zu beauftragen und die Kosten anschließend von der Gemeinschaft ersetzt zu verlangen; mehr als das Nötige deckt das nicht.

Bei einer längeren Krankheit ist die Lage weniger klar als beim Todesfall: Das Amt besteht fort, nur niemand führt es. Ob das schon ein „Fehlen" im Sinn des Gesetzes ist, sagt der Wortlaut nicht. Sprechen Sie mit der erkrankten Person — meist lässt sich die Einladung noch gemeinsam auf den Weg bringen, und die Versammlung kann dann über Abberufung und Nachfolge entscheiden. Im Zweifel lassen Sie sich beraten, bevor jemand ohne Berechtigung einlädt.

Der Notweg im Portal

Hat im Portal nur eine Person einen Verwaltungszugang und fällt sie aus, kann niemand sonst etwas ändern — auch keinen Zugang vergeben, denn genau das kann nur, wer ihn hat. Für diesen Fall gibt es den Notweg über den Betreiber:

1. Eine Person aus der Gemeinschaft, in der Regel der Beiratsvorsitz, schreibt an info@beschlussreif.de und nennt die Gemeinschaft, die ausgefallene Person und die Person, die den Verwaltungszugang bekommen soll.
2. Sie legt einen Nachweis vor: den Bestellungsbeschluss für den Nachfolger oder, wenn es den noch nicht gibt, ihre Stellung als Beiratsvorsitz nach § 24 Abs. 3 WEG.
3. Der Betreiber überträgt den Verwaltungszugang im Portal. Das geschieht nicht still: Der Vorgang steht mit Nachweis im Verlauf der Gemeinschaft — wer an wen, ausgelöst von wem — und alle Mitglieder mit E-Mail-Adresse erhalten eine Nachricht darüber.

Eines muss dabei klar sein: Der Verwaltungszugang ist kein Amt. Verwalter wird man nur durch den Beschluss der Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Ein Verwaltungszugang in beschlussreif begründet keine Bestellung zum Verwalter und keine Vertretungsmacht für die Gemeinschaft. Wer über den Notweg den Zugang bekommt, kann im Portal arbeiten und die Unterlagen ordnen — er vertritt die Gemeinschaft damit nicht nach außen. Einladen darf er nur, wenn er dazu nach § 24 Abs. 3 WEG befugt ist. Der Beschluss über die Nachfolge bleibt der erste Tagesordnungspunkt der nächsten Versammlung.

Was bleibt erhalten

Alles. Beschlusssammlung, Buchungen, Belege, Protokolle, Unterlagen, Fristen und der ganze Verlauf gehören zur Gemeinschaft, nicht zu der Person, die sie eingetragen hat. Beim Wechsel wird nichts kopiert, exportiert oder neu angelegt; die neue Person sieht denselben Stand wie die alte. Die Anmeldung läuft über die eigene E-Mail-Adresse jeder Person mit einem Einmalcode — es gibt kein Passwort, das jemand mitnehmen oder vergessen könnte, und keinen gemeinsamen Zugang, der beim Wechsel weitergereicht werden müsste.

Was nicht von allein wechselt, steht oben in der Checkliste: die Bank, die Adresse bei Versorgern und Versicherern, die Schlüssel und die Angabe in der Standortbestimmung. Das sind die Dinge außerhalb des Portals, und sie sind der eigentliche Aufwand einer Übergabe.

Kurz gefasst

• Eine zweite Person mit Verwaltungszugang ist die günstigste Vorsorge, die es gibt (ab dem Paket Plus; in Basis und Kostenlos bleibt der Notweg über den Betreiber). Die Standortbestimmung sagt Ihnen, wenn sie fehlt.
• Geplant: Beschluss, beglaubigter Nachweis, Bank, Außenwelt, Unterlagen, Standortbestimmung, Tätigkeitsbericht — und der Verwaltungszugang zuletzt. Im Portal führt die Checkliste „Verwalterwechsel“ durch diese Schritte.
• Plötzlich: Der Beiratsvorsitz darf einladen, die Gemeinschaft vertritt sich selbst, Notmaßnahmen darf jeder treffen. Im Portal hilft der Notweg über den Betreiber.
• Der Verwaltungszugang ist kein Amt. Verwalter wird man durch Beschluss.
• Es geht nichts verloren: Die Daten gehören der Gemeinschaft, nicht der Person.