WEG ohne Hausverwaltung: selbst verwalten oder einen Eigentümer bestellen

Immer mehr kleine Wohnungseigentümergemeinschaften finden keine Hausverwaltung: Für Verwalter lohnen sich Objekte mit vier, sechs oder acht Einheiten kaum noch, Bestandskunden werden gekündigt, Angebote bleiben aus. Die gute Nachricht: Die Verwaltung aus den eigenen Reihen ist erlaubt, machbar und oft sogar besser — wenn die Gemeinschaft ein paar Regeln kennt.

Darf eine WEG sich selbst verwalten?

Ja. Das Wohnungseigentumsgesetz verlangt keinen externen Verwalter. Die Verwaltung obliegt der Gemeinschaft selbst (§ 18 Abs. 1 WEG). Zwei Wege stehen offen:

• Eigentümerverwaltung: Die Gemeinschaft bestellt einen Eigentümer aus den eigenen Reihen zum Verwalter (§ 26 WEG).
• Selbstverwaltung: Die Gemeinschaft bestellt niemanden. Dann verwalten die Eigentümer die Gemeinschaft selbst und können nach außen nur gemeinsam handeln, soweit keine wirksame Vollmacht besteht (§ 9b Abs. 1 WEG).

Die geringe Größe beseitigt nicht den individuellen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung einschließlich einer Verwalterbestellung. Praktisch hilft häufig die Eigentümerverwaltung: Eine Person hat den Hut auf, die Gemeinschaft bleibt selbst am Steuer. Wer in welcher Rolle was darf, erklärt der Ratgeber „Eigentümer, Beirat, Verwalter, Verwaltungszugang — wer ist was?".

„Ohne Verwalter" heißt dabei wirklich gemeinsam — und genau daran scheitert es in der Praxis oft: Einer macht es dann doch, weil es jemand machen muss. Wer die Verwaltung tatsächlich führt, ohne bestellt zu sein, trifft nach dem Bundesgerichtshof grundsätzlich dieselben Pflichten wie einen bestellten Verwalter — und dieselbe Haftung (BGH, 30.01.2026 – V ZR 76/25). Entschieden wurde der Fall einer Hausverwaltung, die nach Ablauf ihrer Bestellung weitermachte; der Leitsatz gilt seinem Wortlaut nach aber für jeden, der als Verwalter handelt. Das betrifft das tatsächliche Handeln als Verwalter; bloßes gelegentliches Helfen macht nicht automatisch jede Person zum faktischen Verwalter.

Das ist kein Grund, die Finger davon zu lassen — es ist der Grund, es richtig zu machen. Die Bestellung ändert an diesen Pflichten nichts, sie schafft aber Klarheit: Erst mit ihr gibt es ein Amt mit Anfang und Ende und die gesetzliche Vertretungsmacht (§ 9b Abs. 1 WEG). Vergütung und zulässige Haftungsregelungen sind gesondert zu vereinbaren. Eine jährliche Entlastung ist keine gesetzliche Pflicht; sie kann Ansprüche wegen bekannter oder erkennbarer Sachverhalte ausschließen und sollte nicht ungeprüft erteilt werden.

Für Post an die Gemeinschaft gilt ohne Verwalter eine einfache Regel: Was einem einzigen Eigentümer zugeht, ist bei der Gemeinschaft angekommen. Eine Kündigung, eine Mahnung oder die Aufforderung, einen Auftrag nachträglich zu genehmigen, wirkt also schon, wenn sie bei Ihnen im Briefkasten liegt — auch wenn die anderen noch nichts davon wissen (so ausdrücklich die Gesetzesbegründung zu § 9b WEG, BT-Drucksache 19/18791, S. 49). Fristen laufen ab diesem Tag. Vereinbaren Sie deshalb, dass jeder solche Schreiben sofort an alle weitergibt oder im Portal ablegt.

Eine Grenze gibt es: Grundsätzlich gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 26a WEG in Verbindung mit § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Davon ausgenommen ist die kleine Gemeinschaft — aber nur, wenn drei Bedingungen zugleich erfüllt sind:

• Die Gemeinschaft hat weniger als neun Sondereigentumsrechte.
• Zum Verwalter ist ein Wohnungseigentümer dieser Gemeinschaft bestellt.
• Weniger als ein Drittel der Eigentümer (gezählt nach Köpfen) verlangt einen zertifizierten Verwalter.

Die mittlere Bedingung wird oft überlesen, und sie ist der häufigste Stolperstein: Wird jemand bestellt, dem keine Wohnung im Haus gehört — der Ehepartner einer Eigentümerin, ein hilfsbereiter Nachbar, ein Beiratsmitglied ohne Eigentum —, dann greift die Ausnahme nicht. Auch nicht bei vier Einheiten. Jeder einzelne Eigentümer kann dann einen zertifizierten Verwalter verlangen, und der Bestellungsbeschluss lässt sich angreifen. Das ist kein Grund zur Sorge, sondern einer zur Sorgfalt: Bestellen Sie nach Möglichkeit jemanden aus den eigenen Reihen.

Wer kein Eigentum im Haus hat, kann trotzdem mitarbeiten — zuarbeitend, nicht als bestellter Verwalter. Eines sollte diese Person aber wissen, und es wird fast immer übersehen: „Helfer" ist keine Schutzzone. Wer die Verwaltung der Sache nach führt — einlädt, abrechnet, Aufträge vergibt —, wird als faktischer Verwalter behandelt und haftet entsprechend (BGH, 30.01.2026 – V ZR 76/25); ohne Bestellung fehlt ihm nur die gesetzliche Organvertretung. Eine gesonderte wirksame Vollmacht ist möglich. Wer ohne ausreichende Vertretungsmacht einen Vertrag schließt, kann unter den Voraussetzungen des § 179 BGB persönlich haften. Zuarbeit heißt deshalb: Belege sortieren, Angebote einholen, vorbereiten — unterschrieben und eingeladen wird von denen, die es dürfen. Ob eine persönliche Haftung nach § 179 BGB eintritt, hängt insbesondere auch von einer Genehmigung und der Kenntnis der Beteiligten ab; sie entsteht nicht ausnahmslos bei jeder Unterschrift ohne Bestellung.

Was übers Jahr wirklich anfällt

1. Eigentümerversammlung — mindestens einmal im Jahr (§ 24 WEG), mit Einladung, Tagesordnung, Abstimmung und Protokoll.
2. Wirtschaftsplan — möglichst vor Jahresbeginn aufstellen und über die Vorschüsse beschließen (§ 28 Abs. 1 WEG).
3. Jahresabrechnung und Vermögensbericht — nach Jahresende (§ 28 Abs. 2 und 4 WEG); ein vorhandener Verwaltungsbeirat prüft insbesondere die Abrechnung (§ 29 WEG).
4. Beschlusssammlung führen — gesetzliche Pflicht für jeden Beschluss (§ 24 Abs. 7 WEG).
5. Prüfpflichten des Hauses — je nach Ausstattung: Rauchwarnmelder, Legionellen, Aufzug, Schornsteinfeger.

Das klingt nach viel, ist aber planbar: Jede dieser Aufgaben folgt einem festen Muster, und genau dafür gibt es Werkzeuge, die Schritt für Schritt durchführen.

Die drei häufigsten Fehler — und wie Sie sie vermeiden

• Einladungsfrist gerissen: Drei Wochen sollen zwischen Zugang der Einladung und Versammlung liegen. Zu knapp eingeladen heißt: Beschlüsse sind anfechtbar.
• Beschlüsse nicht dokumentiert: Ohne Protokoll und Beschlusssammlung weiß in fünf Jahren niemand mehr, was beschlossen wurde — spätestens beim Verkauf einer Wohnung wird das teuer.
• Falsch gezählt: Ob nach Köpfen, Miteigentumsanteilen oder Einheiten gestimmt wird, steht in der Gemeinschaftsordnung — wer falsch zählt, verkündet falsche Ergebnisse.

So starten Sie

Erster Schritt ist eine Entscheidung der Versammlung. Soll ein Eigentümer zum Verwalter bestellt werden — wer, für wie lange, mit welchen Befugnissen? Oder verwalten Sie ohne Verwalter? Dann klären Sie per Beschluss, wer zur Versammlung einladen darf (§ 24 Abs. 3 WEG) und wer mit welcher Vollmacht für die Gemeinschaft handelt. Danach richten Sie die Grundlagen ein — Eigentümerliste mit Anteilen, Gemeinschaftskonto, Ablage für die Unterlagen — und planen die erste Versammlung in eigener Regie.

Wer im Portal Verwaltungsarbeit erledigt, braucht dort einen Verwaltungszugang. Das ist eine Berechtigung in beschlussreif, kein Amt: Ein Verwaltungszugang in beschlussreif begründet keine Bestellung zum Verwalter und keine Vertretungsmacht für die Gemeinschaft.