Eigentümer als Verwalter (Eigentümerverwaltung): Bestellung, Aufgaben, Grenzen

Viele kleine Gemeinschaften bestellen einen der Eigentümer zum Verwalter. Wir nennen das Eigentümerverwaltung, die bestellte Person heißt Eigentümer-Verwalter. Rechtlich ist sie ein Verwalter wie jeder andere — mit denselben Befugnissen und denselben Pflichten. Was das bedeutet, sollte vor der Wahl klar sein.

Die Bestellung: ein Beschluss, klar befristet

Über die Bestellung beschließen die Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Bestellt wird für höchstens fünf Jahre — bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Die Bestellung kann jederzeit widerrufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG); niemand ist auf Gedeih und Verderb gebunden. Neben dem Wer und Wie lange sind Vertrag, Vergütung oder Unentgeltlichkeit, Bankzugang und Ausgabenrahmen abzustimmen. Bestellung und Vertrag sollten getrennt behandelt werden, insbesondere wegen möglicher Stimmrechtsausschlüsse bei der eigenen Vergütung.

Und wenn nie jemand bestellt wurde? Dann ist niemand Verwalter, und die Eigentümer verwalten die Gemeinschaft selbst — das ist die Selbstverwaltung. Sie ist zulässig: Die Verwaltung obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG). Aber sie ist keine Schutzzone für den, der die Arbeit macht. Wer dauerhaft Verwalteraufgaben übernimmt, also einlädt, abrechnet und Aufträge vergibt, kann als faktischer Verwalter behandelt werden und haftet bei Pflichtverletzung wie ein bestellter (BGH, Urteil vom 30.01.2026 – V ZR 76/25). Gelegentliche Zuarbeit allein ist davon zu unterscheiden. Wer die Arbeit ohnehin macht, steht mit Bestellung besser da als ohne: Ohne sie fehlt ihm zusätzlich die gesetzliche Organvertretung; eine gesonderte wirksame Vollmacht kann trotzdem bestehen. Wer ohne ausreichende Vertretungsmacht einen Vertrag schließt, kann unter den Voraussetzungen des § 179 BGB persönlich haften. Genehmigung, Kenntnis der Beteiligten und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen sind dabei gesondert zu prüfen.

Zwei Punkte prüfen Sie am besten vor der Wahl: Bestellt werden sollte möglichst ein Eigentümer dieser Gemeinschaft — bei jemandem ohne Wohnung im Haus kann jeder Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Und wer eine nennenswerte Vergütung beschließen will, klärt vorher die Frage der Gewerbeerlaubnis (§ 34c GewO); der Ratgeber zur Vergütung erklärt, worauf es dabei ankommt.

Bestellung und Verwaltungszugang sind zwei Dinge

In beschlussreif arbeitet, wer einen Verwaltungszugang hat. Das ist eine Berechtigung im Portal, kein Amt. Der Eigentümer-Verwalter bekommt ihn, damit er seine Arbeit im Portal erledigen kann. Andere Eigentümer können ihn ebenfalls bekommen, etwa für die Belege oder die Ablage — Verwalter werden sie dadurch nicht. Wie die vier Begriffe Eigentümer, Beirat, Verwalter und Verwaltungszugang zusammenhängen, erklärt der Ratgeber „wer ist was?".

Ein Verwaltungszugang in beschlussreif begründet keine Bestellung zum Verwalter und keine Vertretungsmacht für die Gemeinschaft. Verwalter wird man nur durch den Beschluss der Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Tragen Sie die Bestellung deshalb in der Standortbestimmung ein: wer bestellt ist und bis wann. Dann weiß das Portal Bescheid und erinnert rechtzeitig an die Wiederbestellung.

Was der Verwalter darf — und was nicht ohne Beschluss

Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft nach § 9b WEG; für Grundstückskauf- und Darlehensverträge ist ein Beschluss erforderlich. Im Innenverhältnis erlaubt § 27 WEG Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen sowie erforderliche Maßnahmen zur Fristwahrung oder Nachteilsabwendung. Die Eigentümer können diese Rechte und Pflichten durch Beschluss einschränken oder erweitern. Ein Ausgabenrahmen sollte zu Größe, Finanzlage und Aufgaben der Gemeinschaft passen.

Die Pflichtaufgaben im Jahreslauf

• Versammlung einberufen und leiten, Protokoll und Beschlusssammlung führen
• Wirtschaftsplan aufstellen, Jahresabrechnung und Vermögensbericht erstellen
• Hausgeld einziehen, Rechnungen der Gemeinschaft zahlen — getrenntes Konto!
• Post der Gemeinschaft empfangen und ablegen — am besten von Anfang an per E-Mail
• Erhaltung organisieren: Angebote, Beauftragung, Abnahme
• Prüftermine des Hauses im Blick behalten

Post und Rechnungen: alles per E-Mail

Papierpost ist in einer Gemeinschaft ohne Hausverwaltung das teuerste Stück Arbeit, gemessen an dem, was sie bringt. Jemand muss sie abholen, öffnen, ablegen und an den weitergeben, der zahlt. Und beim Verwalterwechsel liegt sie im falschen Briefkasten: Versorger und Versicherer schreiben noch monatelang an die alte Verwaltung oder an den Eigentümer, der das Amt abgegeben hat. Wer die Post der Gemeinschaft öffnet, sollte dazu bestellt oder bevollmächtigt sein — ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 WEG). Die ladungsfähige Anschrift der Gemeinschaft, an die Gerichte und Behörden zustellen, bleibt dabei immer bei einer Person mit Hausanschrift.

Die Abhilfe ist ein einmaliger Aufwand. Schreiben Sie jeden Versorger, jeden Versicherer, jeden Handwerker mit laufendem Vertrag und die Kommune einmal an und bitten Sie darum, Rechnungen, Abrechnungen, Verträge und alle weiteren Schreiben nur noch per E-Mail an eine Adresse der Gemeinschaft zu senden. Nennen Sie dabei die Kundennummer, Zählernummer oder Versicherungsscheinnummer, damit der Betrieb den Vertrag findet. Die Adresse sollte der Gemeinschaft gehören, nicht einer Person — sonst beginnt die Umstellung beim nächsten Wechsel von vorn. Ein Anschreiben je Dienstleister genügt; wer nach einigen Wochen noch Papier schickt, bekommt eine Erinnerung. Im Portal steht dafür bei jedem Dienstleister der Knopf „Per E-Mail erbitten": Er verschickt das Anschreiben mit den hinterlegten Nummern und merkt sich, wer noch per Post liefert.

Dazu kommt die E-Rechnung. Lieferanten dürfen der Gemeinschaft Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD senden — elektronische Rechnungen, die ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Die Gemeinschaft ist umsatzsteuerlich Unternehmerin und muss solche Rechnungen nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums seit dem 1. Januar 2025 annehmen können; ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Ab 2027 müssen Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihren Unternehmenskunden E-Rechnungen stellen, ab 2028 alle. Viele Versorger werden deshalb ohnehin auf E-Mail umstellen; ob jeder die Gemeinschaft dabei als Unternehmerin behandelt, ist nicht sicher — die Bitte per Anschreiben bleibt der verlässliche Weg.

Haftung: kein Grund zur Panik, aber zur Sorgfalt

Der Eigentümer-Verwalter haftet für schuldhafte Pflichtverletzungen wie jeder Verwalter. In der Praxis schützt dreierlei: sauber dokumentieren (Beschlüsse, Belege, Fristen), bei Zweifeln die nötige Entscheidung einholen und passenden Versicherungsschutz prüfen. Für gewerbsmäßige Wohnimmobilienverwalter ist die Berufshaftpflicht eine Erlaubnisvoraussetzung (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO). Auch bei kleinen Gemeinschaften kann freiwilliger Schutz sinnvoll sein; Dokumentation allein schließt Haftung nicht aus.

Ein verbreiteter Irrtum gehört an dieser Stelle ausgeräumt, weil er in die falsche Richtung beruhigt: Die Haftung entsteht nicht durch das Amt, sondern durch das Handeln. Wer die Verwaltung tatsächlich führt, ohne bestellt zu sein, trifft nach dem Bundesgerichtshof grundsätzlich dieselben Pflichten wie einen bestellten Verwalter und haftet bei Pflichtverletzung ebenso (BGH, 30.01.2026 – V ZR 76/25). Auf die Bestellung zu verzichten, senkt das Risiko also nicht — es nimmt einem nur die Mittel, damit umzugehen.

Umgekehrt gelesen ist das das beste Argument für den Beschluss: Die Bestellung gibt dem Amt einen Anfang und ein Ende, macht Vergütung und Aufgabenumfang verhandelbar, eröffnet die vertragliche Regelung. Eine Entlastung ist kein jährliches Muss und kann Ansprüche wegen bekannter oder erkennbarer Vorgänge ausschließen. Die Bestellung schafft die Vertretungsmacht nach § 9b WEG. Ohne sie haftet, wer für die Gemeinschaft unterschreibt, dem Vertragspartner unter Umständen persönlich (§ 179 Abs. 1 BGB).

Ehrlich kalkulieren: der Aufwand

In einer eingespielten kleinen Gemeinschaft sind es ein paar Stunden im Monat und ein Kraftakt pro Jahr (Abrechnung plus Versammlung). Werkzeuge, die Fristen rechnen, Protokolle erzeugen und die Beschlusssammlung automatisch führen, nehmen davon den mechanischen Teil ab — der Rest ist Umsicht und Kommunikation.