Eigentümer, Beirat, Verwalter, Verwaltungszugang — wer ist was?

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft tauchen immer wieder dieselben Wörter auf: Eigentümer, Beirat, Verwalter. In beschlussreif kommt ein viertes dazu: der Verwaltungszugang. Die vier Wörter bezeichnen vier verschiedene Dinge. Wer sie auseinanderhält, weiß, wer was entscheiden und wer was unterschreiben darf.

Früher war oft vom „internen Verwalter" die Rede. Wir verwenden das Wort nicht mehr. Es vermischt zwei Fragen: Ist jemand zum Verwalter bestellt? Und darf er im Portal arbeiten? Beides hat miteinander nichts zu tun.

Vier Begriffe, vier Ebenen

Eine Person kann mehreres zugleich sein. Eine Eigentümerin kann im Beirat sitzen und im Portal einen Verwaltungszugang haben. Ein Eigentümer kann zum Verwalter bestellt sein und dafür selbstverständlich auch einen Verwaltungszugang haben. Entscheidend ist, dass jedes Wort nur das meint, was es sagt.

Die Verwaltung obliegt der Gemeinschaft

Das Gesetz legt die Verwaltung nicht in die Hand einer Person. Es sagt: „Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer" (§ 18 Abs. 1 WEG). Die Gemeinschaft entscheidet, wie sie das organisiert — mit einem Verwalter oder ohne.

Das Gesetz enthält keine Vorschrift, nach der ein Verwalter bestellt werden muss. Jeder Eigentümer kann aber verlangen, dass die Gemeinschaft ordnungsgemäß verwaltet wird (§ 18 Abs. 2 WEG). Nach bisheriger Einschätzung kann dazu auch gehören, dass ein Verwalter bestellt wird.

Drei Verwaltungsformen

Jede Gemeinschaft hat genau eine dieser drei Formen:

Alle drei Formen sind zulässig. Selbstverwaltung ist kein Notbehelf, sondern eine Form, die das Gesetz vorsieht. Sie verlangt nur, dass die Eigentümer wissen, wer was tun darf — dazu die nächsten Abschnitte.

Der Verwalter: ein bestelltes Amt

Verwalter wird man nur durch Beschluss der Eigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Die Bestellung gilt für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 WEG). Von diesen Regeln darf die Gemeinschaft nicht abweichen (§ 26 Abs. 5 WEG).

Der bestellte Verwalter vertritt die Gemeinschaft nach außen (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Er schließt also Verträge in ihrem Namen. Nachweisen kann er seine Stellung mit der Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, wenn die Unterschriften darunter öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG). Das verlangen zum Beispiel Banken.

Wird ein Eigentümer dieser Gemeinschaft bestellt, gilt eine Erleichterung: In Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten gehört ein zertifizierter Verwalter dann nicht zur ordnungsmäßigen Verwaltung — solange weniger als ein Drittel der Eigentümer (nach Köpfen) einen verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Mehr dazu im Ratgeber „Eigentümer als Verwalter".

Ohne Verwalter: alle gemeinsam

Fehlt ein Verwalter, vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Das heißt: alle zusammen. Ein einzelner Eigentümer kann die Gemeinschaft nicht allein vertreten — es sei denn, er ist dazu wirksam bevollmächtigt.

Die Arbeit selbst kann trotzdem verteilt werden. Nach bisheriger Einschätzung kann die Gemeinschaft etwa die Buchhaltung oder die Jahresabrechnung einem Eigentümer oder einem Dienstleister übertragen. Diese Person wird dadurch nicht Verwalter.

Wer zur Versammlung einlädt

Mit Verwalter lädt der Verwalter ein, mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Fehlt ein Verwalter, dürfen einladen: der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein Eigentümer, den die Gemeinschaft dazu durch Beschluss ermächtigt hat (§ 24 Abs. 3 WEG). Weitere Personen nennt das Gesetz nicht.

Daraus folgt nach unserer Lesart des Gesetzes: Gibt es weder Verwalter noch Beirat noch einen Ermächtigungsbeschluss, kann niemand wirksam einladen. Treffen Sie diese Regelung deshalb, solange die Versammlung noch zusammenkommt. Hat der Beirat nur ein Mitglied, regelt das Gesetz den Vorsitz nicht ausdrücklich (§ 29 Abs. 1 WEG). Nach der Gesetzesbegründung ist dieses Mitglied automatisch Vorsitzender; wer sichergehen will, bestimmt es trotzdem ausdrücklich dazu.

Lädt trotzdem jemand ein, der dazu nicht befugt ist, sind die Beschlüsse nicht nichtig, sondern anfechtbar. Wird innerhalb eines Monats nicht angefochten, bleiben sie gültig (§ 45 WEG). Nehmen alle Eigentümer an der Versammlung teil und stimmen ab, ist der Mangel nach bisheriger Einschätzung geheilt (BGH, 11.03.2022 – V ZR 77/21).

Der Beirat

Der Verwaltungsbeirat wird durch Beschluss bestellt. Mitglied kann nur ein Wohnungseigentümer werden. Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen (§ 29 Abs. 1 WEG).

Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung soll er prüfen und mit seiner Stellungnahme versehen, bevor die Eigentümer darüber beschließen (§ 29 Abs. 2 WEG). Arbeitet er unentgeltlich, haftet er nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG). Der Beirat ist kein Verwalter: Er vertritt die Gemeinschaft nicht allgemein nach außen.

Der Verwaltungszugang in beschlussreif

Der Verwaltungszugang ist eine Berechtigung in unserem Portal — nicht mehr. Wer ihn hat, kann im Portal buchen, Belege ablegen, die Abrechnung vorbereiten, Tagesordnungen und Beschlussentwürfe schreiben. Welche rechtliche Stellung die Person hat, ändert sich dadurch nicht.

Ein Verwaltungszugang in beschlussreif begründet keine Bestellung zum Verwalter und keine Vertretungsmacht für die Gemeinschaft. Allgemein gilt: Die Bereitstellung von Verwaltungsfunktionen begründet keine Verwalterstellung. Ob jemand für die Gemeinschaft handeln darf, richtet sich nach einer anderen Grundlage — in Betracht kommen die Bestellung zum Verwalter, ein Beschluss der Eigentümer oder eine Vollmacht. beschlussreif entscheidet nicht, ob jemand rechtlich handeln darf.

Das ist in allen drei Verwaltungsformen gleich. In der externen Verwaltung und in der Eigentümerverwaltung hat der bestellte Verwalter meist einen Verwaltungszugang, und Helfer können einen weiteren bekommen. In der Selbstverwaltung haben ihn die Eigentümer, die die Arbeit übernehmen — Verwalter werden sie dadurch nicht.

Wer handelt, trägt Verantwortung

Ein Verwaltungszugang allein macht niemanden haftbar. Es kommt darauf an, was jemand tatsächlich tut. Wer ohne Bestellung dauerhaft wie ein Verwalter handelt — einlädt, abrechnet, Aufträge vergibt —, kann als faktischer Verwalter behandelt werden. Er hat dann nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs grundsätzlich dieselben Pflichten wie ein bestellter Verwalter und haftet bei Pflichtverletzung ebenso (BGH, 30.01.2026 – V ZR 76/25). Gelegentliche Hilfe allein ist davon zu unterscheiden.

Dazu kommt die Vertretung nach außen. Wer ohne Bestellung und ohne Vollmacht im Namen der Gemeinschaft einen Vertrag schließt, kann unter den Voraussetzungen des § 179 Abs. 1 BGB dem Vertragspartner gegenüber persönlich haften.

Das ist kein Grund zur Sorge, aber einer zur Klarheit. Nach unserer Einschätzung ordnet die Bestellung die Verantwortung: Sie gibt dem Amt einen Anfang und ein Ende, schafft die Vertretungsmacht und macht einen Vertrag mit Regeln zur Haftung möglich. Wer in der Selbstverwaltung Arbeit übernimmt, klärt am besten vorher, auf welcher Grundlage er handelt.

Die Jahresabrechnung: erstellen, nicht genehmigen

Oft heißt es, die Versammlung „genehmige" die Jahresabrechnung. Das Gesetz sagt es anders: Nach Ablauf des Jahres beschließen die Eigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 Satz 1 WEG). Die Abrechnung ist die Grundlage dieses Beschlusses.

Die Abrechnung zu erstellen, ist Verwaltungsarbeit. Das Gesetz nennt dafür den Verwalter. Ohne Verwalter bleibt die Aufgabe bei der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG); nach bisheriger Einschätzung kann sie einen Eigentümer oder Dienstleister damit beauftragen. Der Beirat prüft, bevor beschlossen wird (§ 29 Abs. 2 WEG).

Kurz gefasst

• Eigentümer ist ein Status, Beirat eine Funktion, Verwalter ein Amt, Verwaltungszugang eine Berechtigung im Portal.
• Drei Verwaltungsformen: Externe Verwaltung, Eigentümerverwaltung, Selbstverwaltung. Alle drei sind zulässig.
• Verwalter wird man nur durch Beschluss der Eigentümer.
• Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam; einzelne brauchen eine Vollmacht.
• Der Verwaltungszugang macht niemanden zum Verwalter.