Was ist die Arbeit des Eigentümer-Verwalters wert?

Wer die Verwaltung seiner Gemeinschaft übernimmt, bucht Belege, beruft Versammlungen ein, schreibt Protokolle, behält Prüffristen im Auge — und steht im Rohrbruch-Fall als Erster am Telefon. Diese Arbeit hat einen Marktpreis. Dass sie in kleinen Gemeinschaften oft unentgeltlich geleistet wird, ist großzügig, aber selten dauerhaft gesund: Unbezahlte Pflichten werden irgendwann als Last empfunden, und dann findet sich kein Nachfolger.

Der Maßstab: Was würde eine externe Verwaltung kosten?

Holen Sie aktuelle Angebote für Ihr Haus ein und vergleichen Sie Grundvergütung, Umsatzsteuer und Sonderleistungen. Preise unterscheiden sich nach Region, Größe, Zustand und Leistungsumfang. Die Verwaltung aus den eigenen Reihen spart die externe Vergütung nicht vollständig, wenn Vergütung, Software, Versicherung und Fachhilfe anfallen.

Eine Jahrespauschale ist eine mögliche Vereinbarung, keine gesetzliche Vorgabe. Begründen Sie die Höhe mit Aufgaben und Aufwand. Nicht jede beliebige Höhe ist schon deshalb ordnungsmäßig, weil eine Mehrheit zustimmt; Leistungen, finanzielle Folgen und mögliche Interessenkonflikte sind zu berücksichtigen.

Vorher klären: Braucht der Eigentümer-Verwalter eine Gewerbeerlaubnis?

Wer Wohnungseigentum gewerbsmäßig verwaltet, braucht dafür eine Erlaubnis der zuständigen Behörde (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO). Alles hängt an diesem einen Wort — eine Gewinnerzielungsabsicht ist dabei ein wesentliches Merkmal neben insbesondere Selbstständigkeit und auf Dauer angelegter Tätigkeit. Nicht allein entscheidend ist, ob der Verwalter selbst eine Wohnung im Haus besitzt; das ist nur ein Anzeichen, kein Freibrief. Der Regelfall der Eigentümerverwaltung ist unproblematisch: Wer seine eigene Gemeinschaft ohne Gewinnerzielungsabsicht unentgeltlich oder gegen eine geringe Aufwandsentschädigung verwaltet, braucht regelmäßig keine Erlaubnis. Die Gesetzesbegründung nennt genau diesen Fall ausdrücklich — den Miteigentümer ebenso wie den Verwandten oder näheren Bekannten.

Uneinheitlich beurteilt wird, wo die Aufwandsentschädigung aufhört und die Vergütung anfängt. Die Vollzugspraxis der Ämter hält eine geringe Aufwandsentschädigung für unschädlich; so steht es in der Musterverwaltungsvorschrift des Bundeswirtschaftsministeriums, und so geben es die Industrie- und Handelskammern in ihren Merkblättern weiter. Ein Teil der Fachliteratur liest es strenger und hält jede regelmäßige Vergütung für erlaubnispflichtig. Einen Euro-Betrag nennt keine dieser Quellen — weder das Gesetz noch die Gesetzesbegründung, weder die Verwaltungsvorschrift noch die Kammern. Wir erfinden hier deshalb keine Grenze. Die Ämter entscheiden nach den Umständen des Einzelfalls, und je näher eine Pauschale an den Marktpreis einer gewerblichen Verwaltung heranrückt, desto schwerer lässt sich sagen, es gehe nicht um Gewinn.

Warum das der Mühe wert ist: Ist eine Erlaubnis erforderlich und fehlt sie, entspricht schon die Bestellung nach der Entscheidung des AG Düsseldorf vom 17.01.2022 (290a C 84/21) nicht ordnungsmäßiger Verwaltung. Das Gericht erklärte den Bestellungsbeschluss für ungültig; eine später vorgelegte Erlaubnis half in diesem Fall nicht. Das ist eine erstinstanzliche Entscheidung, keine pauschale höchstrichterliche Aussage über jeden Eigentümer-Verwalter.

Unsere Empfehlung in einem Satz: Wer eine nennenswerte Vergütung beschließen will, fragt vorher bei der zuständigen Erlaubnisbehörde nach und dokumentiert die Auskunft. Dieser Abschnitt gibt den Stand der Quellen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Der Weg: ein einfacher Beschluss

Die Vergütung wird mit einem geeigneten Beschluss und Vertrag geregelt, am besten als eigener Tagesordnungspunkt. Beim eigenen Vertrag und der eigenen Vergütung ist das Stimmverbot nach § 25 Abs. 4 WEG zu beachten; die Bestellung ist davon zu trennen. Gegenüber dem Verwalter vertritt die Gemeinschaft die Person nach § 9b Abs. 2 WEG. In die Regelung gehören: die Höhe (Pauschale je Jahr oder Betrag je Einheit und Monat), die Fälligkeit, die Erstattung nachgewiesener Auslagen und die Geltungsdauer. Der Tagesordnungs-Fahrplan im Portal schlägt den Punkt vor, und eine ausformulierte Beschlussvorlage finden Sie unten.

Die sachliche Grundlage liefert der Tätigkeitsbericht im Portal: Er zählt automatisch zusammen, was übers Jahr geleistet wurde — erfasste Buchungen, durchgeführte Versammlungen, erledigte Prüfpflichten, abgelegte Unterlagen. Damit diskutiert die Versammlung nicht über ein Gefühl, sondern über eine Liste.

Was steuerlich gilt

Die Vergütung ist steuerlich einzuordnen; Einkunftsart, abziehbare Ausgaben und gegebenenfalls Freigrenzen hängen von der konkreten Tätigkeit ab. Die Bezeichnung „Aufwandsentschädigung“ macht sie nicht automatisch steuerfrei. Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG greift bei der gewöhnlichen WEG-Verwaltung nicht: Eine WEG gehört nicht allein deshalb zum begünstigten Auftraggeberkreis, weil sie aus den eigenen Reihen verwaltet wird. Einkommensteuer, gegebenenfalls Umsatzsteuer und weitere Abgaben sind gesondert zu prüfen.

Mehr als Geld: Sichtbarkeit

Vergütung ist die eine Hälfte der Anerkennung, Sichtbarkeit die andere. Wenn alle Eigentümer sehen können, was der Verwalter übers Jahr getan hat, verschwindet das „was macht der eigentlich?" von selbst — und mit ihm die häufigste Quelle von Misstrauen in kleinen Gemeinschaften. Das Portal übernimmt die Papierarbeit; Ihr Verwalter behält die Hände frei für das, was kein Programm kann: den Handwerker anrufen, Angebote vergleichen, im Notfall da sein.